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Depuis son avènement dans le monde professionnel, le cloud computing s’affirme comme un véritable levier à l’optimisation du fonctionnement des entreprises. Transposée à l’activité des pisciniers, cette révolution numérique est un gage de confort et d’efficacité.
Entre procédures automatisées et amélioration de la gestion commerciale, voici comment le cloud peut concrètement devenir un accélérateur de productivité.

Texte : Benoît Viallon

##img6458##Inspirée des widgets, l’interface d’Extrabat permet au piscinier d’appréhender rapidement les actions à mener, les clients à contacter et les interventions en cours de réalisation ou restant à programmer.

Le principe de fonctionnement du cloud computing repose sur la centralisation des informations pour en améliorer la diffusion. Les données sont ainsi consultables et modifiables à tout moment, à tout endroit et surtout par tous les employés autorisés. L’accès aux informations est possible depuis un poste informatique ou tout support nomade disposant d’une connexion Internet (tablettes comme smartphones). L’interaction entre les différents services et les employés s’en trouve accrue : les données sont synchronisées en permanence sans qu’il y ait besoin d’un échange de mails, de papiers ou de paroles. Pour la société, c’est la promesse d’un gain de temps et d’efficacité considérable. Nous avons souhaité appréhender les avancées concrètes qu’autorise le cloud computing une fois intégré à l’activité d’un piscinier. En compagnie de Philippe Arcese, Floriane Page nous a fait partager l’expérience de son entreprise Koh Piscines, concessionnaire Everblue.

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Floriane Page, gérante Koh Piscines – réseau Everblue à Montagnat (01).

Au cœur du système : le client

Le cloud computing offre la possibilité de regrouper en un seul endroit l’intégralité des informations relatives à un client. Différents utilisateurs peuvent consulter voire modifier ces éléments, en fonction du degré d’action attribué. Le particulier lui-même peut ainsi accéder à un certain nombre de données qu’il visualise à partir de son espace personnel.

De la prospection à la mise en eau du bassin, les étapes successives du projet piscine s’étalent et évoluent à mesure que le devis se transforme en commande. Au final, la fiche client renseigne les caractéristiques du bassin mais également de tous les équipements présents. L’intérêt de cette centralisation des données est que n’importe quel salarié est en mesure d’appréhender rapidement les caractéristiques essentielles du client lorsque celui-ci le sollicite.
Ce dispositif améliore l’efficacité du service apporté au client, que ce soit du suivi après-vente (nous y reviendrons en détail plus loin) ou bien un accompagnement dans l’entretien du bassin. Le magasin Koh Piscines est équipé d’une station d’analyse d’eau. Les résultats et les difficultés sont directement archivés dans la fiche du client. Lors du prochain passage du client, cet historique permettra au professionnel de s’enquérir de la bonne résolution des problèmes précédemment survenus. Cet outil offre également la possibilité de rappeler au client, si nécessaire, le type de produits dont son bassin à réellement besoin. Il s’agit là d’un levier valorisant fortement l’expertise du professionnel et son rôle de conseil. La satisfaction du client est renforcée et cela peut se répercuter sur sa fidélité.

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Dernière fonctionnalité dont bénéficie Extrabat, l’interface caisse se veut simple et intuitive. Une arborescence schématique permet d’accéder rapidement aux produits recherchés tandis que le mode multirèglement réduit les erreurs d’encaissement. Intégré à la gestion des stocks, ce module permet un lien direct avec la fiche client pour actualiser des informations du compte et éventuellement générer des analyses statistiques.

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De la déclaration de travaux à la mise en eau, le planificateur de chantier ordonnance toutes les opérations et les intègre à la fiche client. Cette segmentation permet de bien jalonner les interventions successives.

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Les procédures SAV se lancent à partir de la fiche client. L’équipement posant problème est sélectionné et son numéro de série directement identifié. Un certain nombre de questions préalables peuvent être posées afin de cibler aux mieux les opérations à mettre en place.

Une organisation optimisée

Si le cloud computing permet de rassembler les informations relatives au client, son autre avantage réside dans le fait qu’il concentre également la totalité des tâches qui sont effectuées au sein de la société. L’objectif est de faciliter au maximum les échanges pour gagner du temps. En ce qui concerne un chantier, l’intérêt est de pouvoir accéder à des étapes types, elles-mêmes éventuellement subdivisées, pour mener à bien des opérations génériques. Pour une construction par exemple, il y aura un ensemble terrassement, étanchéité, réseau hydraulique, etc.

Mais c’est dans le cadre du suivi SAV que le cloud computing semble exprimer la pleine mesure de son potentiel. Lorsqu’un propriétaire signale un problème, par téléphone ou en magasin, son interlocuteur lance une procédure SAV à partir de l’équipement en question depuis sa fiche client. Il est donc possible de savoir immédiatement si le dépannage s’effectue ou non dans le cadre d’une garantie fabricant. L’intervention d’un technicien est ensuite programmée et instantanément intégrée à son planning grâce à la synchronisation des données. Une fois l’intervention terminée, le technicien renseigne, via la reconnaissance vocale, la fiche SAV en dictant son rapport. Le cas échéant, il peut éditer sur place un bon d’intervention et le faire signer directement au client. Une facture est alors immédiatement générée et ne requiert plus qu’un contrôle avant envoi par courrier ou mail. Dans le cas où l’équipement est couvert par une garantie, le technicien peut directement générer une procédure de retour fabricant.

Automatiser pour sécuriser

Le cloud computing permet de générer des alertes pour informer les utilisateurs d’un certain nombre d’actions à mener. Ces rappels automatiques s’avèrent très utiles en saison lorsque l’activité bat son plein et qu’il existe un risque que le personnel omette certains éléments. Dans le cas de Koh Piscines, ce process d’automatisation des actions permet de générer différentes alertes :

• suivi client. Relance téléphonique après prise de contact, informer le propriétaire que certains équipements sont en fin de vie ou que son contrat d’entretien arrive à échéance… La gestion commerciale est ainsi encadrée pour assurer une continuité dans la relation avec le client. Il en est de même pour les règlements : lors d’un projet piscine, des demandes de paiements doivent être envoyées à mesure que les travaux avancent. Cette action à mener s’affiche automatiquement lorsque l’intervention est identifiée comme étant réalisée ;

• interventions et commandes. Au cours de l’avancée d’un chantier, des notifications sont visibles pour programmer les opérations suivantes. Par exemple, au début de l’édification de la structure, un rappel peut informer la personne concernée que l’étanchéité doit être commandée. Plus généralement, Extrabat compile toutes les informations relatives aux stocks : produits écoulés en magasin comme ceux utilisés en intervention sont comptabilisés. À partir de seuils minimaux, le panier fournisseur se remplit automatiquement et la commande n’a plus qu’à être validée.

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Philippe Arcese, responsable commercial Appliform – agence Extrabat Sud-Est