{"id":10710,"date":"2017-12-18T09:59:10","date_gmt":"2017-12-18T08:59:10","guid":{"rendered":"http:\/\/activite-piscine.com\/?p=10710"},"modified":"2017-12-18T09:59:10","modified_gmt":"2017-12-18T08:59:10","slug":"zero-papier-utopie-objectif-a-atteindre","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/activite-piscine.com\/en\/business\/zero-papier-utopie-objectif-a-atteindre\/","title":{"rendered":"ZERO PAPIER : UTOPIE OU OBJECTIF A ATTEINDRE ?"},"content":{"rendered":"

Remplacer les documents papier par des fichiers num\u00e9riques, substituer l\u2019archivage num\u00e9rique aux chronophages op\u00e9rations d\u2019archivage papier\u2026 Certains en r\u00eavent, d\u2019autres s\u2019en m\u00e9fient. Loin de faire l\u2019unanimit\u00e9, la tendance z\u00e9ro papier gagne du terrain et la l\u00e9gislation \u00e9volue en sa faveur. Pour autant, en finir avec le papier n\u2019est pas une solution encore adapt\u00e9e \u00e0 toutes les organisations, et cet objectif demande de la m\u00e9thode et des investissements pour \u00eatre atteint.<\/em><\/p>\n

Texte : Fran\u00e7oise Sigot<\/p>\n

\"\"<\/p>\n

Selon une \u00e9tude du Gartner Group, une entreprise consacre en moyenne 2 % de son chiffre d\u2019affaires \u00e0 la gestion du papier n\u00e9cessaire \u00e0 son activit\u00e9. Les exemples sont parfois criants. Ainsi, pour mener \u00e0 bien une op\u00e9ration relativement classique de vente, on \u00e9met \u2013 et imprime \u2013 un devis, un bon de commande, une confirmation de commande, une ou plusieurs factures, un bon de livraison, des relances\u2026 Beaucoup de papier, mais aussi beaucoup d\u2019op\u00e9rations chronophages et un impact forc\u00e9ment n\u00e9gatif sur l\u2019environnement. D\u2019o\u00f9 la tendance apparue dans les ann\u00e9es 2000, avec l\u2019av\u00e8nement du d\u00e9veloppement durable, laissant \u00e0 penser que le z\u00e9ro papier serait non seulement de nature \u00e0 pr\u00e9server notre plan\u00e8te, mais aussi \u00e0 r\u00e9aliser de menues \u00e9conomies. D\u00e8s lors, comment ne pas s\u2019interroger lorsqu\u2019une \u00e9tude r\u00e9alis\u00e9e par le groupe Esker conclut que la quasi-totalit\u00e9 des op\u00e9rations de gestion d\u2019une multinationale comme d\u2019une PME s\u2019ach\u00e8ve toujours par une feuille tout droit sortie d\u2019une imprimante ? \u00ab Parce que le z\u00e9ro papier n\u2019est pas une utopie, mais ce n\u2019est pas forc\u00e9ment la meilleure chose \u00e0 faire \u00bb, tranche R\u00e9my Cognet, directeur du groupe Elan, sp\u00e9cialiste de la gestion documentaire.
\n\u00ab Le z\u00e9ro papier doit s\u2019accompagner d\u2019une recherche de productivit\u00e9 et parfois cette solution n\u2019est pas la plus productive \u00bb, ajoute-t-il. Pour cause, bien souvent les entreprises c\u00e8dent aux propositions all\u00e9chantes leur promettant moult \u00e9conomies en r\u00e9duisant leur consommation de papier, alors qu\u2019une d\u00e9marche visant le \u201cz\u00e9ro papier\u201d implique non seulement la mise en place d\u2019outils, mais aussi d\u2019une organisation pour l\u2019accompagner.<\/p>\n

IDENTIFIER CE QUE L\u2019ON PRODUIT<\/h2>\n

On ne le dira jamais assez, toute d\u00e9marche d\u2019optimisation des co\u00fbts de gestion doit d\u00e9buter par une analyse fine des pratiques de son entreprise. Avant d\u2019en finir sur un coup de t\u00eate avec son fournisseur de papier et d\u2019encre, il faut commencer par regarder comment on utilise ces consommables. \u00ab L\u2019objectif est de parvenir \u00e0 analyser les co\u00fbts directs et indirects li\u00e9s \u00e0 la gestion des documents produits par l\u2019entreprise. Les co\u00fbts directs sont assez simples \u00e0 \u00e9valuer car on dispose de ratios et il est d\u2019usage de consid\u00e9rer que l\u2019\u00e9mission d\u2019une facture revient \u00e0 environ 1 euro, ce qui inclut le papier, l\u2019impression et les frais d\u2019envoi. En revanche, les co\u00fbts indirects sont compos\u00e9s de ce que l\u2019on appelle le temps-homme, autrement dit le temps que les salari\u00e9s consacrent aux t\u00e2ches li\u00e9es \u00e0 l\u2019\u00e9mission d\u2019un document ; et l\u00e0, il faut tenir compte de l\u2019organisation de l\u2019entreprise afin d\u2019\u00e9valuer ces co\u00fbts avec pr\u00e9cision \u00bb, d\u00e9taille R\u00e9my Cognet.
\nReste ensuite \u00e0 comparer la somme de ces frais directs et indirects avec le montant de l\u2019investissement n\u00e9cessaire \u00e0 la mise en place d\u2019un outil de d\u00e9mat\u00e9rialisation, sans oublier de prendre en compte la maintenance. Et de s\u2019assurer que la loi permet bien de d\u00e9mat\u00e9rialiser les documents de gestion que l\u2019on ne souhaite plus imprimer (voir encadr\u00e9).<\/p>\n

NE PAS OUBLIER LA DIMENSION PSYCHOLOGIQUE<\/h2>\n

En s\u2019arr\u00eatant \u00e0 cette dimension purement comptable, il serait assez simple de trancher en faveur ou en d\u00e9faveur d\u2019une gestion \u00e9lectronique des documents permettant de r\u00e9duire le papier. Mais ce serait une erreur. \u00ab Aujourd\u2019hui, il existe une telle offre de solutions de d\u00e9mat\u00e9rialisation que les freins ne sont pas li\u00e9s \u00e0 la taille de la structure. La gestion \u00e9lectronique des documents est accessible \u00e0 n\u2019importe quelle entreprise quels que soient sa taille et son secteur d\u2019activit\u00e9. En revanche, le premier facteur d\u2019\u00e9chec d\u2019une d\u00e9marche z\u00e9ro papier r\u00e9side dans les freins psychologiques dont font preuve certains salari\u00e9s ou dirigeants. Pour que la d\u00e9mat\u00e9rialisation soit un succ\u00e8s, il faut que les acteurs soient aussi promoteurs \u00bb, insiste le directeur d\u2019Elan. Et il faut en outre que l\u2019ensemble des parties prenantes \u00e0 une d\u00e9marche z\u00e9ro papier partage cet \u00e9tat d\u2019esprit. Car si le chef d\u2019entreprise a priori r\u00e9tif \u00e0 la d\u00e9mat\u00e9rialisation se laisse convaincre par son comptable, il aura certainement le sentiment que le pilotage de sa soci\u00e9t\u00e9 lui \u00e9chappe avec un syst\u00e8me de gestion \u00e9lectronique des documents. \u00c0 l\u2019inverse, un salari\u00e9 paniqu\u00e9 \u00e0 l\u2019id\u00e9e de ne plus avoir de support papier pour accomplir sa mission sera bien moins productif.<\/p>\n

\n

Le cadre r\u00e9glementaire de la d\u00e9mat\u00e9rialisation des documents<\/h3>\n

Sous l\u2019impulsion de la tendance forte ancr\u00e9e dans le d\u00e9veloppement durable poussant les organisations publiques et priv\u00e9es vers le z\u00e9ro papier, mais aussi pour simplifier les d\u00e9marches, la l\u00e9gislation \u00e9volue beaucoup ces derniers temps. Les principaux textes r\u00e9gissant l\u2019usage de la d\u00e9mat\u00e9rialisation sont \u00e0 aller chercher dans la loi dite Macron pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures. La loi El Khomri encadre quant \u00e0 elle l\u2019usage du bulletin de paie \u00e9lectronique et le r\u00e8glement europ\u00e9en eIDAS s\u2019int\u00e9resse \u00e0 la confiance num\u00e9rique, tandis que la r\u00e9forme du Code civil a introduit la notion de copie num\u00e9rique fid\u00e8le. En voici les points cl\u00e9s.<\/p>\n

La gestion des ressources humaines : depuis le 1er janvier 2017 et l\u2019entr\u00e9e en vigueur de la loi Travail<\/h4>\n

L\u2019employeur peut proposer \u00e0 ses salari\u00e9s la d\u00e9mat\u00e9rialisation de leurs bulletins de salaire. Ainsi, sauf si le salari\u00e9 s\u2019y oppose, l\u2019employeur peut remettre les bulletins de paie sous forme \u00e9lectronique, \u00ab dans des conditions garantissant l\u2019int\u00e9grit\u00e9, la disponibilit\u00e9 pendant 50 ans ou jusqu\u2019aux 70 ans du salari\u00e9, la confidentialit\u00e9 des donn\u00e9es et l\u2019accessibilit\u00e9 depuis le Compte personnel d\u2019activit\u00e9 \u00bb, pr\u00e9cisent les textes. De fait, en confiant la gestion de la paie \u00e0 un tiers, il faut s\u2019assurer que celui-ci est bien en mesure de conserver les bulletins de salaires sur ces longues p\u00e9riodes.<\/p>\n

Les documents comptables : la loi s\u2019int\u00e9resse surtout aux factures.<\/h4>\n

Au 1er janvier 2019, les entreprises de 10 \u00e0 250 salari\u00e9s devront transmettre leurs factures aux administrations et collectivit\u00e9s de mani\u00e8re \u00e9lectronique. Les entreprises de moins de 10 personnes seront \u00e9galement concern\u00e9es par cette obligation \u00e0 partir du 1er janvier 2020. Dans les \u00e9changes entre entreprises du secteur priv\u00e9, la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures est \u00e9galement possible. Ainsi, un fournisseur est d\u00e9sormais libre d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation des factures par d\u00e9faut, sans besoin d\u2019accord pr\u00e9alable de son client. Les devis et bons de commande peuvent \u00e9galement \u00eatre d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s.<\/p>\n

La copie num\u00e9rique \u201cfiable\u201d : une ordonnance de f\u00e9vrier 2016 pr\u00e9cise que \u00ab la copie fiable a la m\u00eame force probante que l\u2019original \u00bb.<\/h4>\n

La fiabilit\u00e9 est toutefois laiss\u00e9e \u00e0 l\u2019appr\u00e9ciation du juge. Mais ce texte stipule qu\u2019\u00ab est pr\u00e9sum\u00e9e fiable jusqu\u2019\u00e0 preuve du contraire toute copie r\u00e9sultant d\u2019une reproduction \u00e0 l\u2019identique de la forme et du contenu de l\u2019acte, et dont l\u2019int\u00e9grit\u00e9 est garantie dans le temps par un proc\u00e9d\u00e9 conforme \u00e0 des conditions fix\u00e9es par d\u00e9cret en Conseil d\u2019\u00c9tat. Si l\u2019original subsiste, sa pr\u00e9sentation peut toujours \u00eatre exig\u00e9e \u00bb. Il faut donc retenir que d\u00e9sormais, les copies r\u00e9alis\u00e9es \u00e0 partir des logiciels classiques du march\u00e9 et conserv\u00e9s via l\u2019archivage \u00e9lectronique ont la m\u00eame valeur que les originaux papiers.<\/p>\n

La signature \u00e9lectronique : la qu\u00eate du z\u00e9ro papier passe n\u00e9cessairement par la g\u00e9n\u00e9ralisation de la signature \u00e9lectronique qui n\u2019est plus une chim\u00e8re<\/h4>\n

Ainsi, quelques banques \u00e0 l\u2019image de la Caisse d\u2019\u00c9pargne \u00cele-de-France proposent ainsi depuis 2015 la signature \u00e9lectronique de documents et de bordereaux d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s pour l\u2019ouverture de livrets A, de plans d\u2019\u00e9pargne logement ou de comptes-titres, ou pour souscrire \u00e0 des assurances. Nul doute que le ph\u00e9nom\u00e8ne va s\u2019amplifier puisque depuis 2000, la signature \u00e9lectronique d\u2019un document a en France la m\u00eame valeur l\u00e9gale qu\u2019une signature manuscrite. Sur le fond, la signature \u00e9lectronique vise \u00e0 d\u00e9montrer \u00e0 un tiers qu\u2019un document num\u00e9rique a \u00e9t\u00e9 approuv\u00e9 par une personne identifi\u00e9e. C\u2019est l\u2019assurance d\u2019un document fiable et s\u00e9curis\u00e9. Sur la forme, une cl\u00e9 priv\u00e9e est mise en place, autrement dit un chiffre propre \u00e0 chaque signataire, qui ne peut \u00eatre dupliqu\u00e9. C\u2019est cette cl\u00e9 qui permet d\u2019authentifier le signataire du document.<\/p>\n<\/div>\n

PAS A PAS<\/h2>\n

En mati\u00e8re de d\u00e9mat\u00e9rialisation, comme dans bien d\u2019autres domaines, le bon dosage doit donc \u00eatre trouv\u00e9 entre les pour et les contre. \u00ab La mise en place d\u2019une d\u00e9marche z\u00e9ro papier qui passe n\u00e9cessairement par la d\u00e9mat\u00e9rialisation doit \u00eatre men\u00e9e pas \u00e0 pas. Il ne s\u2019agit pas de faire une r\u00e9volution, mais bien d\u2019aller vers des \u00e9volutions. Par ailleurs, avant de g\u00e9n\u00e9raliser la GED au sein d\u2019une organisation, il est indispensable de s\u2019interroger sur son c\u0153ur de m\u00e9tier. Par exemple, pour un piscinier qui passe la majeure partie de son temps sur les chantiers, avoir un outil lui permettant de consulter sur son smartphone ou sur son ordinateur les documents commerciaux comme les devis pr\u00e9sente une r\u00e9elle valeur ajout\u00e9e. En revanche, il aura certainement bien moins d\u2019int\u00e9r\u00eat \u00e0 investir dans un syst\u00e8me de GED pour g\u00e9rer, si tel est le cas, seulement une dizaine de factures fournisseurs et clients par mois \u00bb, illustre R\u00e9my Cognet. La piste \u00e0 suivre est donc d\u2019expliquer et de justifier la mise en place d\u2019un outil de GED. Ensuite, il s\u2019agit de d\u00e9mat\u00e9rialiser d\u2019abord une partie des documents commerciaux ou comptables ; puis de prendre le temps d\u2019analyser les apports de la GED ou \u00e0 l\u2019inverse de comprendre pourquoi la solution n\u2019a pas donn\u00e9 satisfaction. \u00c0 l\u2019issue de ce processus, il sera facile d\u2019aller plus loin ou non dans la d\u00e9mat\u00e9rialisation. Un pr\u00e9alable toutefois : s\u2019assurer que l\u2019outil choisi est bien \u00e9volutif sous peine de se retrouver bloqu\u00e9 si l\u2019on souhaite g\u00e9n\u00e9raliser la GED\u2026<\/p>\n

AGIR SUR L\u2019ARCHIVAGE<\/h2>\n

Agir sur l\u2019activit\u00e9 quotidienne et les \u00e9changes avec les clients et fournisseurs est un bon moyen de faire baisser sa consommation de papier, mais pour r\u00e9duire de mani\u00e8re drastique les supports papier, de plus en plus d\u2019entreprises ont recours \u00e0 l\u2019archivage \u00e9lectronique des documents. De quoi diminuer les consommations de papier et les espaces de stockage, tout en ayant acc\u00e8s plus vite aux documents archiv\u00e9s. Aujourd\u2019hui, la majorit\u00e9 des solutions de GED permettent de num\u00e9riser les documents puis de les indexer et de les classer. Attention toutefois \u00e0 la l\u00e9gislation qui oblige \u00e0 conserver certains documents en format papier. Cela \u00e9tant, environ la moiti\u00e9 des supports papier d\u2019une entreprise peut \u00eatre r\u00e9duite en optant pour l\u2019archivage num\u00e9rique. Et en la mati\u00e8re, la l\u00e9gislation \u00e9volue vite.
\nAinsi, depuis le 30 mars 2017, les entreprises peuvent conserver leurs factures papier sous forme \u00e9lectronique pendant le d\u00e9lai fiscal de 6 ans. Reste que l\u00e0 encore, il convient d\u2019analyser ses besoins et d\u2019\u00e9valuer les co\u00fbts que repr\u00e9sentent l\u2019impression et le stockage avant d\u2019opter pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation.<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"

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