{"id":18539,"date":"2020-01-03T16:01:23","date_gmt":"2020-01-03T15:01:23","guid":{"rendered":"https:\/\/activite-piscine.com\/?p=18539"},"modified":"2021-02-15T17:00:00","modified_gmt":"2021-02-15T16:00:00","slug":"les-regles-darchivage","status":"publish","type":"post","link":"https:\/\/activite-piscine.com\/en\/gestion-juridique\/les-regles-darchivage\/","title":{"rendered":"Les r\u00e8gles d\u2019archivage des documents exigibles en cas de contr\u00f4le Urssaf se durcissent"},"content":{"rendered":"<p class=\"pbold\"><strong>La loi de financement de la S\u00e9curit\u00e9 sociale pour 2019 impose d\u00e9sormais des conditions de num\u00e9risation tr\u00e8s strictes pour les documents n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement de l\u2019assiette ou au contr\u00f4le des cotisations sociales par l\u2019Urssaf. Le papier ne dispara\u00eet pas pour autant.<\/strong><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p><img fetchpriority=\"high\" decoding=\"async\" class=\"wp-image-18540 aligncenter\" src=\"https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105.jpg\" alt=\"R\u00e8gles d'archivage \" width=\"576\" height=\"384\" srcset=\"https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105.jpg 800w, https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105-300x200.jpg 300w, https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105-768x512.jpg 768w, https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105-600x400.jpg 600w, https:\/\/activite-piscine.com\/wp-content\/uploads\/2020\/01\/AdobeStock_88197105-585x390.jpg 585w\" sizes=\"(max-width: 576px) 100vw, 576px\" \/><\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p class=\"p\">Voil\u00e0 une nouvelle disposition avec laquelle les entreprises et leur expert-comptable vont devoir se familiariser. La derni\u00e8re loi de financement de la S\u00e9curit\u00e9 sociale, vot\u00e9e en d\u00e9cembre\u00a02018, introduit en effet une nouvelle r\u00e8gle d\u2019archivage pour les documents susceptibles d\u2019\u00eatre v\u00e9rifi\u00e9s lors d\u2019un contr\u00f4le Urssaf. Une bonne nouvelle pour les f\u00e9rus de technologie, puisque depuis le 1<span class=\"txexposant\">er<\/span>\u00a0juillet dernier, ces justificatifs peuvent \u00eatre archiv\u00e9s sous forme num\u00e9rique. Reste une constante\u00a0: en version papier ou num\u00e9ris\u00e9s, ils doivent rester dans l\u2019entreprise durant 6\u00a0ans au moins apr\u00e8s leur \u00e9mission.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>D\u00e9mat\u00e9rialiser dans les r\u00e8gles<\/h2>\n<p class=\"p\">Ceux qui opteront pour la d\u00e9mat\u00e9rialisation veilleront \u00e0 se conformer au pied de la lettre aux nouvelles r\u00e8gles qui reprennent celles qui s\u2019imposent \u00e0 l\u2019archivage des documents fiscaux. D\u00e9sormais, les conditions et garanties pr\u00e9vues \u00e0 l\u2019article A.\u00a0102\u00a0B-2 du Livre des proc\u00e9dures fiscales s\u2019appliquent aux documents exigibles en cas de contr\u00f4le Urssaf, comme les notes de frais par exemple. Concr\u00e8tement, la num\u00e9risation doit \u00eatre r\u00e9alis\u00e9e dans des conditions garantissant la reproduction du document \u00e0 l\u2019identique en respectant les couleurs et sans avoir recours \u00e0 des dispositifs de traitement sur image. Autrement dit, la copie num\u00e9rique doit \u00eatre conforme \u00e0 l\u2019original en image et en contenu. Les conditions d\u2019archivage sont elles aussi tr\u00e8s encadr\u00e9es. Ainsi, l\u2019archivage doit \u00eatre r\u00e9alis\u00e9 \u00ab\u00a0<em>par l\u2019assujetti ou par un tiers mandat\u00e9\u00a0<\/em>\u00bb, donc par l\u2019entreprise ou quelqu\u2019un que le dirigeant aura d\u00e9sign\u00e9. Et les contraintes ne s\u2019arr\u00eatent pas l\u00e0. Sur le fond, la num\u00e9risation des documents doit ob\u00e9ir \u00e0 une organisation respectant des proc\u00e9dures tr\u00e8s strictes dont l\u2019objectif ultime est \u00ab\u00a0<em>d\u2019assurer la disponibilit\u00e9, la lisibilit\u00e9 et l\u2019int\u00e9grit\u00e9 des documents ainsi num\u00e9ris\u00e9s\u00a0<\/em>\u00bb. Quant \u00e0 la forme, la conservation des documents doit d\u00e9sormais \u00eatre faite sous format PDF ou sous format PDF A\/3. D\u2019autres exigences, notamment celles d\u2019horodater les fichiers et d\u2019apposer une signature num\u00e9rique sur les documents d\u00e9mat\u00e9rialis\u00e9s sont \u00e9galement pr\u00e9vues par ce nouveau texte de loi.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<h2>Attention aux sanctions<\/h2>\n<p class=\"p\">Des exigences difficiles \u00e0 mettre en \u0153uvre\u00a0? \u00c0 la fois vrai et faux. Certes ces nouvelles dispositions impliquent des proc\u00e9dures strictes, mais les entreprises et plus encore les experts-comptables et <i>a\u00a0fortiori<\/i> les prestataires de services en archivage de documents ont d\u00e9j\u00e0 eu \u00e0 mettre en place de telles d\u00e9marches pour les documents fiscaux. Il ne s\u2019agit donc pas d\u2019un saut dans l\u2019inconnu. D\u2019autant que si les conditions de num\u00e9risation ne sont pas conformes \u00e0 ces nouvelles exigences, il faudra pouvoir pr\u00e9senter les originaux en version papier au contr\u00f4leur Urssaf. Dans le cas contraire, les sanctions seront s\u00e9v\u00e8res. En effet, face \u00e0 une soci\u00e9t\u00e9 qui serait prise en d\u00e9faut sur sa proc\u00e9dure de num\u00e9risation et ne serait pas en mesure de produire les documents en format papier, le contr\u00f4leur Urssaf sera intransigeant. Il estimera \u00eatre face \u00e0 \u00ab\u00a0<em>l\u2019absence de documents ou de pi\u00e8ces justificatives n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement de l\u2019assiette ou au contr\u00f4le des cotisations et contributions sociales<\/em>\u00a0\u00bb. Il sera alors en droit de fixer forfaitairement le montant des r\u00e9mun\u00e9rations servant de base au calcul des cotisations dues\u2026 C\u2019est pourquoi, m\u00eame si l\u2019on opte pour la num\u00e9risation, il est essentiel de conserver l\u2019ensemble des documents papier permettant de calculer l\u2019assiette des cotisations sociales.<\/p>\n<p>&nbsp;<\/p>\n<p class=\"p\">Fran\u00e7oise Sigot<\/p>","protected":false},"excerpt":{"rendered":"<p>La loi de financement de la S\u00e9curit\u00e9 sociale pour 2019 impose d\u00e9sormais des conditions de num\u00e9risation tr\u00e8s strictes pour les documents n\u00e9cessaires \u00e0 l\u2019\u00e9tablissement de l\u2019assiette ou au contr\u00f4le des cotisations sociales par l\u2019Urssaf. 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