Extrabat : toutes les fonctions pour piloter une entreprise de piscine

C’est en exerçant son métier de piscinier et en gérant ses 3 points de vente situés dans l’ouest de la France qu’Anthony Body éprouve l’impérieux besoin d’optimiser son temps. Il crée alors – c’était en 2004 – une première version du logiciel Extrabat qui regroupe, sur Internet, fichier clients et agenda en ligne.
Ce fut pour lui le début d’une nouvelle aventure. Aujourd’hui, le logiciel est présent chez plus de 1 100 pisciniers, dans de nombreux réseaux, et équipe plus de 25 000 utilisateurs dans différents métiers. Mi-juillet, nous avons rencontré Anthony Body.

Vous avez commencé votre carrière en tant que piscinier ?

C’est exact. Après un cursus en comptabilité, j’ai entamé des études en sciences économiques. En 1993, j’avais alors 23 ans, un ami, à la tête de plusieurs concessions Desjoyaux, m’apprend qu’il va fermer son agence de Cognac pour cause de manque de rentabilité. Je saisie cette opportunité : j’abandonne alors mes études pour reprendre cette agence en qualité d’agent commercial. Mon désir de devenir entrepreneur a été plus fort que celui de poursuivre des études et je deviens ainsi piscinier un peu par hasard ! Mes débuts dans cet univers ne furent pas simples car, par définition, je n’étais commissionné que si je vendais des bassins. Malgré un contexte général difficile, celui qui a suivi la guerre du Golfe, je réussis le challenge ; et sur un petit secteur composé seulement d’une partie de la Charente, je vends 21 piscines en 1 an. L’agence ne ferme pas. En 1995, une nouvelle opportunité se présente lorsque j’apprends que la concession de Poitiers fait faillite. Aidé par mon ami, je trouve un point de vente dans la ville, embauche une équipe de pose, une secrétaire et poursuis ma carrière d’agent commercial. En 1998, l’activité à Poitiers s’étant développée, je la rachète et deviens ainsi parfaitement autonome. Soucieux d’optimiser mon temps je mets en place, dès cette époque, quelques outils qui me permettent, dans le même laps de temps, d’en faire plus que les autres. Je prends beaucoup de plaisir dans mon métier et je poursuis l’aventure en rachetant en 2001 une nouvelle concession, située à Niort. J’apporte une caution personnelle et les banques me suivent. La situation était difficile et je redresse cette affaire en travaillant beaucoup et en développant une forte relation client. Nous participons alors à beaucoup de foires et salons et très vite, je trouve insupportables les pertes de temps occasionnées par la “chaîne” administrative et commerciale : recopier les informations sur un fichier clients d’un côté, gérer les différents agendas de l’autre. Je prends contact avec un développeur, investis près de 18 000 francs de l’époque – une fortune ! – pour créer ce qui allait devenir la première version d’Extrabat qui me permet de disposer de ces différents documents en ligne et en temps réel. Un vrai progrès dans l’efficacité de notre organisation. Parallèlement je saisis une nouvelle opportunité et achète une 3^e concession à Orléans. C’est un cap, car en habitant Angoulême je dois gérer les concessions et les équipes de Poitiers, Niort et Orléans, représentant un effectif total de 28 personnes et pas moins de 300 piscines à construire chaque année. Cette situation me conforte dans l’idée qu’il est nécessaire d’apporter de nouvelles fonctionnalités à Extrabat. J’investis pas moins de 60 000 Ä en 3 ans afin d’intégrer les modules de gestion de chantiers et de géolocalisation. L’outil est au point et permet à mes entreprises de performer en disposant d’une organisation très efficace. C’est à cette époque que je deviens le 1^er piscinier de France à obtenir la certification NF. Le développement d’Extrabat fut pour moi le prérequis à l’obtention de cette certification.

Toutes nos bonnes idées viennent de nos clients

Gestion des plannings

À quel moment avez-vous créé la société Extrabat ?

En 2007, après 14 années passées dans la piscine qui ont été très enrichissantes, je n’éprouve plus le même plaisir dans mon travail. Je vends mes 3 concessions aux commerciaux des agences et décide de me consacrer exclusivement au développement d’Extrabat porté par ce que je pressentais être une révolution dans l’univers d’Internet : l’arrivée sur le marché de l’iPhone. J’embauche un développeur qui a pour mission de réécrire entièrement le logiciel, car nous n’étions pas propriétaires des codes sources des versions précédentes, et de l’adapter aux pisciniers indépendants. La nouvelle version, la V2, est prête en 2009 et nous la présentons au salon de Lyon 2010 où elle reçoit le prix de l’innovation. Nous réalisons alors quelques ventes, encore timides, et un premier réseau, Piscines Magiline, nous fait confiance. C’est pour nous un début. Les nombreux échanges qui ont eu lieu durant le salon nous permettent de dresser un constat : Extrabat était alors un excellent logiciel pour toute la gestion de la relation client mais il lui manquait la partie gestion commerciale intégrant devis et facturation. Afin de remédier à ce qui, pour beaucoup, représentait une lacune, je recrute 2 autres développeurs et dès 2012 une version avec la gestion commerciale est prête. Dès lors, Extrabat devient un vrai logiciel pour pisciniers et d’autres réseaux dont Alliance Piscines, Carré Bleu et Hydro Sud Direct nous font à leur tour confiance. C’est une étape qui nous permet de progresser significativement sur le marché. Au fil des mois, de nouvelles fonctionnalités enrichissent notre logiciel : mise à jour automatique des bases articles en PVC, Domotique avec PoolCop pour la supervision et le contrôle d’un parc de piscines, intégration d’images avec OneShot 3D… Un 2^e Trophée de l’innovation nous récompense en 2014. Nous sommes reconnus alors comme étant un acteur à part entière sur le marché de la piscine.

Outil d’analyse

Travailler par anticipation plutôt que par réaction

Un mot sur l’organisation d’Extrabat aujourd’hui…

Nous disposons d’une équipe de 19 personnes répartie sur nos 4 agences, Poitiers, Angoulême, Bordeaux et Valence en Espagne, qui nous permettent une grande proximité avec nos clients. Nous maîtrisons l’ensemble de la chaîne de la conception à la mise sur le marché. Nous avons franchi le cap des 1 100 pisciniers utilisateurs d’Extrabat, ce qui signifie que nous équipons 30 % à 40 % des professionnels de la piscine. À partir du métier de la piscine, qui nous a donné la marche à suivre, nous avons ouvert Extrabat à d’autres professions : paysage, bâtiment, chauffage, sociétés de services… Aujourd’hui, dans ses différentes déclinaisons, Extrabat regroupe près de 26 000 utilisateurs !

Fonction géolocalisation

Quels sont les avantages qu’Extrabat apporte aujourd’hui à un piscinier ?

Ils sont difficiles à résumer tant ils sont nombreux. En effet Extrabat, en regroupant pas moins de 9 logiciels en un seul, permet aux pisciniers de consolider la santé financière de leur entreprise en leur apportant tout ce qui peut leur rendre service. Extrabat Piscines, c’est en effet :

• un logiciel fichier clients qui permet d’optimiser la gestion de la relation client en intégrant les coordonnées, le CA, les créances en cours, les photos de l’installation, les équipements, le détail des contrats d’entretien ainsi que l’historique des résultats des analyses d’eau. Tout employé de l’entreprise peut ainsi appréhender les caractéristiques principales du client et de son installation lorsqu’il est sollicité ;
• un logiciel de gestion commerciale qui regroupe l’ensemble des documents commerciaux de l’entreprise et la gestion des commandes : devis, informations relatives au stock, commandes, pouvant être effectuées automatiquement lorsqu’un stock minimum est atteint, factures, relances, catalogues des principaux fournisseurs du marché avec mise à jour régulière des prix des produits. Le logiciel peut également, par exemple, effectuer automatiquement les demandes de règlement au fur et à mesure de l’avancement des travaux lorsque les actions ont été identifiées comme effectuées ;

Gestion des commandes

• un agenda partagé en temps réel ;
• la gestion des plannings des équipes ;
• une interface qui permet aux clients de suivre l’avancée de leur chantier depuis leur espace personnel ;
• un logiciel SAV qui permet de savoir, entre autres, lorsqu’une procédure SAV est lancée, si le dépannage s’effectue ou non dans le cadre d’une garantie, de programmer l’intervention d’un technicien en l’intégrant dans son planning. Le cas échéant, le technicien pourra éditer in situ le bon d’intervention et lancer la facturation, si le matériel n’est plus sous garantie ou générer une procédure de retour fabricant dans le cas contraire ;
• optimisation déplacements ;
• un logiciel d’e-mailing ;
• la géolocalisation pour l’optimisation des tournées des techniciens ;
• une bibliothèque partagée.

L’ensemble de ces informations sont centralisées, consultables et disponibles en temps réel par les équipes, que ce soit en entreprise ou sur le terrain, sans qu’il y ait besoins d’échanges de mails, de papier ou de paroles. L’ensemble de ces informations sont également modifiables par les utilisateurs, en fonction du degré d’action qui leur est attribué, et beaucoup de procédures sont automatisées. Cela représente pour l’entreprise un gain de temps et d’efficacité considérable. Bien entendu, Extrabat a été conçu pour être simple à utiliser. C’est une autre des qualités que lui reconnaissent ses utilisateurs.

Fiche client

Extrabat : un logiciel fait par un piscinier pour des pisciniers

D’autres évolutions prochaines ?

Oui bien sûr, dans notre organisation tout d’abord. D’ici la fin de l’année 2018, nous allons ouvrir 5 nouvelles agences en France afin d’accroître notre proximité avec nos clients et utilisateurs. Nous n’oublions surtout pas que toutes les bonnes idées développées par notre logiciel sont venues de nos clients ! Durant le salon de Lyon, au mois de novembre prochain, nous présenterons de nouvelles fonctionnalités qui viendront enrichir encore Extrabat. Notre objectif pour 2019 sera de gérer notre montée en puissance induite par l’arrivée importante de nouveaux clients. 2019 verra également l’arrivée d’une édition en allemand de notre logiciel.

Propos recueillis par Michel Dupenloup