Le confinement a démontré l’intérêt du drive, de la commande à distance, du paiement en ligne pour assurer une continuité de service ainsi que d’outils de communication comme la messagerie ou la visio-conférence pour les rendez-vous clients ou fournisseurs. La signature électronique fait partie de cette gamme d’outils et de services qui vont, à court ou moyen terme, vous aider dans votre activité au quotidien. Décryptage.
Qu’est-ce que la signature électronique ?
La signature électronique est l’équivalent de la signature manuscrite. Un document (devis, plan d’implantation, procès-verbal de réception…) signé électroniquement a la même valeur juridique qu’un document papier signé à la main (loi n° 2000-230 du 13 mars 2000 et réglementation européenne eIDAS (Electronic Identification And Trust Services) n° 910/2014/UE du 23 juillet 2014). Pourquoi ? Tout simplement parce que le processus technique utilisé pour la signature électronique garantit l’identité du signataire, l’intégrité (garantie que le document n’a pas été modifié) et la provenance d’un document. Tout est basé sur un certificat numérique qui s’achète auprès d’un organisme certifié ainsi que sur l’adresse e-mail et le numéro de téléphone du client.
Pourquoi proposer la signature électronique à vos clients ?
Véritable outil de productivité, la signature électronique a de nombreux avantages par rapport à la signature manuscrite. En plus de faire gagner du temps, elle facilite les échanges avec les clients et s’impose même comme un « accélérateur de business » :
• Un outil de transformation client : la signature électronique permet une prise de décision et une validation plus rapides des documents par les clients. Envoyée tout de suite après l’argumentation, moment où le désir est le plus haut, elle augmente la probabilité de signature par le client et réduit le taux d’abandon.
• Une expérience client améliorée : elle fluidifie la relation et simplifie le parcours d’achat du client, qui peut signer un bon de commande en quelques instants.
• Un gain de temps : en pleine saison, tout est urgent. Avec la signature électronique, un devis d’intervention se signe en quelques minutes et la réparation est réalisée immédiatement après le diagnostic. Cela associé avec un outil de paiement électronique, le client a même la possibilité de régler la facture en suivant, sans vous obliger à le relancer.
• Des économies : elle réduit les déplacements et les interventions humaines. Plus d’envoi du courrier, de relance téléphonique ou courriel, d’allers-retours chez le client… Donc moins de frais de papier, de consommables, d’affranchissement, de déplacements, de saisie… Le coût de la signature électronique ? Comptez 1 euro par signature effective (+ coût du certificat*) contre 3 à 7 euros pour une signature manuscrite. La signature électronique convient aussi bien aux petites qu’aux grandes entreprises.
• Une protection juridique : elle génère une preuve électronique, qui offre une protection supérieure à celle de la signature manuscrite. Avec elle, pas de risque de falsification. Elle engage également le client. Cela s’avère particulièrement utile en pleine saison lorsque vous ne connaissez pas un client. Il est même possible de se protéger contre la dénonciation d’une signature par un client (contrat d’assurance Generali avec Extrabat, par exemple).
• Un acte de gestion : une fois signé électroniquement, le document peut s’enregistrer automatiquement dans le dossier de votre client et les données transmises pour facturation (selon possibilités de votre logiciel de gestion).
• Des documents toujours accessibles : les documents signés sont consultables de n’importe où, au magasin comme chez le client, depuis un PC, un smartphone ou une tablette.
• Un outil intéressant pour de nombreux documents : la signature électronique a de multiples applications. Elle peut servir à valider aussi bien un devis que des plans d’implantation, un procès-verbal de réception de chantier, un avenant, un courrier…
• Et un effet positif sur l’image de votre entreprise. La signature électronique véhicule une image de sérieux, de professionnalisme, de bonne organisation, de modernité… Gage de votre capacité à réaliser le projet de vos clients, de la qualité de vos produits. Elle est aussi un élément de différenciation d’avec vos concurrents.
* Coût du certificat chez Extrabat : 390 € (paiement unique). Certificat valable pour la plupart des règlements intra-communautaires.
Remerciements à Anthony Body d’Extrabat.
La signature électronique en 4 étapes
1. Envoi du document à signer au client via une application (ex. : Extrabat).
2. Réception par le client d’un e-mail avec un lien vers le ou les documents à signer (ex. : bon de commande et annexes).
3. Le client vérifie et valide les documents…
4. … et reçoit par SMS un code de vérification qui va permettre d’authentifier sa signature et les documents.
