C’est imposé par le droit du travail : chaque salarié doit pouvoir, à tout moment, consulter différentes informations relatives à la vie de l’entreprise. Source essentielle d’information, l’affichage doit obéir à quelques règles tant au niveau du fond que de la forme. Revue de détail des éléments à afficher au sein de l’entreprise.
L’affichage est donc un vecteur imposé. Reste à bien savoir quelles sont les informations devant faire l’objet d’un affichage, comment organiser un espace capable de les recevoir et à quelle fréquence les mettre à jour. Car dans ce domaine, la vigilance s’impose. C’est en effet l’un des points les plus vérifiés par l’inspection du travail à l’occasion d’un contrôle. Inutile de faire l’impasse sur cette obligation, sous peine d’une sanction financière. En effet, même sans contrôle, les salariés peuvent eux aussi signaler l’absence de tableau d’affichage à l’inspection du travail.
Simplifier la quête d’informations
Imposé dès le premier salarié, l’affichage vise à simplifier l’accès à l’information. « Ces informations visent à faciliter les démarches entreprises par les salariés dans un cadre professionnel ou à les informer des pratiques illégales », résume Me Timo Rainio, avocat au barreau de Lyon. Les documents à réunir sur un panneau d’affichage varient suivant la taille de l’entreprise.
On peut les classer en cinq grandes catégories. La première concerne les informations propres à l’entreprise. Il s’agit notamment de la convention collective applicable et des accords collectifs s’y rattachant. La deuxième inclut les textes réglementaires : à savoir l’interdiction de fumer dans les entreprises, des articles du Code du travail relatifs à l’égalité professionnelle et salariale entre les hommes et les femmes et du Code pénal relatifs au harcèlement moral, au harcèlement sexuel et aux discriminations à l’embauche. Le troisième vise les différents organismes que les salariés peuvent être amenés à contacter, autrement dit des adresses et numéros de téléphone de l’inspection du travail, de la médecine du travail et des services de secours d’urgence. L’avant-dernière concerne les informations en matière de sécurité, notamment les consignes de sécurité et d’incendie et le document unique d’évaluation des risques professionnels. « Il convient de faire particulièrement attention à l’affichage du document unique d’évaluation des risques professionnels, dont la mise à jour doit obligatoirement avoir lieu tous les ans », souligne Me Rainio. Enfin, les informations relatives à la représentation syndicale ont elles aussi un caractère obligatoire. Pour se mettre en règle avec les informations devant être portées à la connaissance des collaborateurs d’une entreprise, la loi établit une liste précise.
Pas de forme imposée
Contrairement au fond, la forme et le lieu sont laissés à la libre appréciation du chef d’entreprise qui peut donc choisir où et comment il va afficher les informations à communiquer aux salariés. « Elles doivent être affichées dans un lieu “facilement accessible‿. Le juge a pour rôle de vérifier au cas par cas, en présence d’un litige, si un lieu est ou n’est pas facilement accessible. Le plus sûr pour l’employeur est d’afficher ces informations dans des lieux ouverts ou de passage régulier, comme une cuisine du personnel, un hall ou un couloir », conseille l’avocat.
Concernant le support, aucune figure imposée, certains optent pour la solution la plus simple de l’affichage sur les murs, quand d’autres vont jusqu’à investir dans des outils d’affichage dynamique sous forme d’écran. Reste un incontournable : la mise à jour. Sa fréquence n’est pas imposée, sauf pour le document unique d’évaluation des risques professionnels. La vigilance s’impose donc au chef d’entreprise qui doit remplacer chaque information devenue obsolète. Sur ce point, les organismes extérieurs comme la médecine ou l’inspection du travail prennent en général l’initiative de transmettre leurs coordonnées mises à jour aux entreprises qui n’ont plus qu’à les afficher. En revanche, les informations directement issues de la vie de l’entreprise (élections, accords collectifs, etc.) doivent être actualisées en interne.
En matière d’affichage, mieux vaut ne pas relâcher la vigilance et s’astreindre à respecter les règles et à faire les mises à jour. En effet, en cas de non-respect, la loi prévoit des amendes allant de 450 à 1 500 € selon l’ampleur de l’infraction et la taille de l’entreprise. En cas de récidive, le montant peut être porté à 3 000 €.
Cliquez pour agrandir le tableau et découvrir des exemples d’affichages obligatoires.
