L’événement est joyeux, mais pour un employeur il n’en reste pas moins délicat à gérer sur le plan réglementaire et organisationnel. Cependant, le mode d’emploi existe, contrairement à celui destiné aux futurs parents !
En observant les décisions rendues par les conseils de prud’hommes, on se rend compte que la maternité est un sujet qui divise de plus en plus employeurs et salariées. Un paradoxe pour un événement aussi positif que l’arrivée d’un enfant. Pourtant, la grossesse est souvent redoutée par un employeur qui va devoir se passer d’une collaboratrice durant plusieurs mois et organiser son remplacement ainsi que son retour, car le congé est loin d’être le seul élément à prendre en compte. Pour gérer au mieux cette période de maternité, l’idéal est de s’organiser le plus en amont possible de la date de début du congé maternité ; et, comme dans la plupart des actes de management, d’associer le plus étroitement possible la future maman et le reste de l’équipe à la gestion de cette période dont la durée est variable. En effet, si le congé maternité est obligatoire, il s’étend sur un laps de temps qui dépend d’une part du rang de l’enfant qu’attend la salariée et du nombre d’enfants qu’elle porte, mais aussi de son choix. Une règle fixe toutefois : les femmes enceintes ne peuvent pas être à leur poste de travail pendant une période de 8 semaines au total avant et après l’accouchement, dont obligatoirement 6 semaines après l’accouchement. En dehors de cette période d’interdiction absolue d’emploi, la salariée enceinte peut moduler la durée de son congé comme elle le souhaite et comme son état de santé le lui permet. Et contrairement à ce que pensent beaucoup d’employeurs, en matière de maternité, c’est la salariée qui décide. En effet, l’organisation du congé appartient à elle seule et elle n’est pas formellement obligée de tenir son employeur au courant de ses intentions. En théorie, aucune règle de droit n’oblige, en effet, une femme enceinte à informer son employeur de son état avant le premier jour de son congé… Fort heureusement en pratique, les choses sont la plupart du temps très différentes. Et c’est mieux ainsi car laisser l’employeur dans l’ignorance ne profite à personne. Surtout pas à la future maman qui peut avoir besoin de faire valoir certains droits, pour préserver sa santé notamment. « La salariée enceinte peut en effet refuser d’exécuter certains travaux dangereux pour sa santé ou pour l’enfant à naître, tels que la manipulation de produits chimiques, notamment le mercure, ou des rayonnements ionisants. Par ailleurs, la salariée a intérêt à se protéger en déclarant sa grossesse puisque le fait d’être enceinte empêche par exemple un licenciement, sauf pour faute grave non liée à la grossesse ou pour une impossibilité de maintenir le contrat pour un motif étranger à la maternité. Enfin, cela ouvre de toute façon droit à un congé qui est indispensable », commente Me Marie-José Chaumont, avocate au barreau d’Épinal, spécialiste en droit du travail.
Les règles
Même si l’employeur peut avoir l’impression que la gestion de la maternité lui échappe, la salariée est tenue de respecter quelques règles. D’abord l’informer de sa grossesse. En théorie quand elle le souhaite, mais en général bien souvent, la femme enceinte choisit d’avoir passé la cruciale étape du troisième mois pour prévenir son employeur de sa grossesse, et rares sont les annonces tardives, notamment parce que la morphologie est là pour rappeler qu’un heureux événement se prépare ! Cette annonce doit s’accompagner de la remise du certificat de grossesse qui précise la date prévue de l’accouchement. Afin de se placer dans le cadre réglementaire, il est préférable pour la salariée enceinte de prévenir son employeur par lettre recommandée avec avis de réception ou remise en mains propres contre signature. Si elle ne prend pas l’initiative, l’employeur peut lui remettre un écrit précisant qu’il a pris note des dates présumées de son congé. En cas d’adoption, le certificat d’adoption remplace le certificat de grossesse.
L’anticipation de l’absence
Sous réserve de l’avis favorable du médecin qui suit sa grossesse, une salariée peut demander à réduire son congé prénatal, dans la limite de 3 semaines. Dans ce cas, le congé postnatal est augmenté de la même durée. Durant cette période, il est souvent nécessaire de réorganiser le service, voire l’entreprise si celle-ci compte peu de collaborateurs, pour confier les tâches de l’absente à ses collègues ou la remplacer. Pour cela, il est préférable d’impliquer la future maman et le reste de l’équipe, à tout le moins les collègues qui travaillent au quotidien avec la salariée enceinte. Ces derniers ont en effet très souvent des propositions intéressantes et pragmatiques pour organiser le remplacement de leur collègue. Et il est surtout préférable d’anticiper le plus possible cette réorganisation, car une grossesse est souvent jalonnée de congés maladie en amont du congé maternité. « Ils ne peuvent en aucun cas réduire le congé maternité », prévient l’avocate. En revanche, ils peuvent permettre de tester une organisation envisagée pendant le congé maternité.
Le remplacement
Après les tests éventuels, il est temps de trancher et d’opter pour une solution de remplacement. Deux options sont possibles. L’intérim est certes très souple, mais souvent très coûteux. L’autre solution consiste à embaucher quelqu’un en CDD durant le temps du congé maternité. Si cette dernière option est retenue, il faudra encore choisir entre le CDD sans terme précis qui produit ses effets jusqu’au surlendemain du retour de la salariée absente et le CDD à terme précis. Le CDD sans terme précis doit prévoir une durée minimale qui constitue une période d’emploi garantie, et ce, même en cas de retour anticipé de la salariée remplacée. En revanche, le CDD à terme précis comporte une date fixe de début et de fin de contrat que rien ne peut modifier. Mais il ne peut être renouvelé que deux fois, dans la limite globale de 18 mois. À l’inverse, plusieurs CDD sans terme précis peuvent se succéder sans aucun délai de carence entre les contrats et ainsi s’adapter aux éventuelles variations de durée du congé maternité. « Dans les deux cas, le CDD doit être écrit, mentionner le nom de la personne remplacée et le motif pour lequel il est conclu, en l’occurrence la maternité, et la rémunération du remplaçant doit être égale à celle du remplacé si les missions qui lui sont confiées sont identiques. Il est important de bien noter la qualification de la personne titulaire du CDD et de décrire ses missions. Si le remplaçant prend en charge les mêmes tâches que la salariée enceinte, il doit avoir le même salaire, hormis l’éventuelle prime d’ancienneté. Toutefois, si l’employeur s’organise pour confier plus de tâches à un collègue durant le congé de maternité, la rémunération peut être moindre, à condition de le préciser dans le CDD », explique
Me Chaumont.
La reprise de poste
Après le congé vient le temps de la reprise. La salariée absente reprend donc son poste sous réserve de l’avis favorable du médecin du travail. Elle doit en effet se soumettre à une visite de reprise du travail qui doit être organisée à l’initiative de l’employeur, au plus tard dans les 8 jours suivant sa reprise. Reste une dernière conséquence, plutôt rare, après le congé maternité : à son retour au poste, la salariée peut demander à bénéficier d’aménagements pour allaiter son enfant. À condition de prévenir son employeur au moins 2 mois à l’avance, puis de fournir un certificat médical chaque mois, elle a droit à une heure par jour, fractionnée en 30 minutes le matin et 30 minutes l’après-midi, durant les heures de travail, pendant 1 an à compter de la naissance de son enfant. Cette période d’allaitement est réduite à 20 minutes si l’employeur met à disposition de la salariée un local dédié à l’allaitement à l’intérieur ou à proximité des locaux de travail. Ces temps de pause ne sont pas rémunérés sauf dispositions conventionnelles contraires. « Enfin, il importe de se rappeler que la protection de la mère contre le licenciement se prolonge durant dix semaines à compter de son retour de congé maternité, les “mesures préparatoires”, une convocation à un entretien préalable au licenciement par exemple, prises par l’employeur durant ce délai entraînant la nullité du licenciement prononcé après la fin de cette période », souligne l’avocate.
Le congé parental
Parfois, après un congé maternité vient le temps du congé parental. Ce congé peut être partagé par les deux parents. Il ne peut être accordé qu’aux salariés ayant au moins 1 an d’ancienneté dans l’entreprise à la date de la naissance de l’enfant ou, en cas d’adoption, de son arrivée au foyer. Il prend fin aux 3 ans de l’enfant ou ne peut au total excéder 3 ans. À l’issue du congé, le ou la salarié(e) doit retrouver son précédent emploi ou un emploi similaire avec une rémunération au moins équivalente. Quel que soit le bénéficiaire, il appartient au salarié de choisir la formule qui lui convient : congé total ou temps partiel. L’employeur ne peut pas s’y opposer. Par ailleurs, Le salarié peut choisir la durée du travail qui lui convient, mais la répartition des horaires doit être fixée en accord avec l’employeur. La durée initiale d’un congé parental ne peut pas excéder un an et deux renouvellements sont possibles. Lors de chaque renouvellement, le ou la bénéficiaire peut transformer son congé total en activité à temps partiel ou inversement. Si le congé parental est sollicité par la jeune maman, la rédaction du CDD qui a été conclu pour remplacer la salariée enceinte est décisive. En effet, si le remplaçant donne satisfaction, il suffit de prolonger le CDD sans terme précis ou de conclure un nouveau CDD avec terme. En revanche, si l’employeur souhaite profiter de la fin du congé maternité pour se séparer du remplaçant, les choses seront beaucoup plus compliquées.
« Si le CDD ne comporte pas la mention précise qu’il est conclu pour le congé maternité de Mme X, mais un motif qui peut être par exemple pour une absence pour cause de maternité, il sera difficile en cas de litige de faire valoir que ce CDD prend fin en même temps que le congé maternité de la personne remplacée », note Me Chaumont. Si le congé parental est accordé au papa, il faudra alors le remplacer ou s’organiser pour répartir sa charge de travail entre ses collègues. Le plus souvent, c’est bien évidemment la première solution qui s’impose. Il s’agit alors d’être aussi scrupuleux dans la rédaction du CDD de son remplaçant que si l’on avait à faire au remplacement d’un congé maternité. D’où l’importance de bien rédiger le CDD initial !
Texte : Françoise Sigot
