RÉUSSIR SA TRANSITION NUMÉRIQUE 

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Incontournables, les outils numériques doivent être intégrés dans la stratégie de développement de toute entreprise, de la plus grande à la plus petite. Souvent, la transition est plus simple qu’il n’y paraît.

 

 

À l’heure d’Internet, des réseaux sociaux, des objets connectés et de la dématérialisation, plus aucun acteur économique, de la très petite entreprise aux grands groupes, ne peut ignorer l’enjeu de réussir sa transition numérique. Pour cause, bien au-delà des effets de mode et des messages envoyés à la communauté économique, c’est elle qui aujourd’hui garantit les gains de productivité. « Nous constatons que l’on économise en moyenne un cinquième de son temps lorsque l’on s’équipe d’outils digitaux performants et adaptés à son entreprise. Les gains de productivité peuvent quant à eux atteindre 20 % à 25 % », fait valoir Laurent Pontégnier, délégué général de l’association Transition numérique+. « Une entreprise en retard dans le numérique affiche une croissance six fois inférieure à celle des sociétés avancées dans ce domaine. Or une entreprise sur deux accuse un retard significatif en France. Si la plupart des grands groupes du CAC 40 ont déjà franchi le pas, ce n’est pas encore le cas des PME, TPE et start-ups », constate pour sa part Axelle Lemaire, la secrétaire d’Etat en charge du numérique. Pourtant, pour beaucoup de chefs d’entreprise, la transition numérique reste un concept abstrait dont ils peinent à cerner à la fois les enjeux et la valeur ajoutée. Résultat, les entreprises françaises, surtout les petites, sont plutôt à la traîne et se privent ce faisant d’un gisement d’économies. « Dans les TPE, une barrière d’ordre générationnel est encore présente, car la majorité de ces structures sont dirigées par des quinquagénaires. L’autre barrière est organisationnelle. Souvent les dirigeants de TPE sont seuls et n’ont pas les moyens de se faire aider », commente Laurent Pontégnier. Des craintes souvent sans fondement. Tentons d’y voir plus clair !

 

UNE TENDANCE IRRÉVERSIBLE

Les hésitants vont devoir s’y faire, la transition numérique est engagée et elle va s’accentuer plus vite encore dans les prochaines années. En quoi consiste-t-elle ? Pour résumer, on pourrait la définir comme l’introduction d’équipements et de tâches numériques dans le quotidien de sa gestion. Pour autant, se doter de matériel dernier cri ne suffit pas à réussir sa transition numérique. Car sur ce point, les entreprises françaises sont plutôt bien loties. « Les entreprises françaises présentent des taux d’équipement et d’usage au niveau de la moyenne européenne notamment pour les connexions à l’internet à haut débit, pour l’usage de progiciels de gestion intégrés (ERP) ou de gestion de la relation client (CRM), ainsi que pour l’achat ou la vente en ligne », rapporte le ministère de l’Économie. Une première étape positive et indispensable puisque la transition numérique passe par des équipements adéquats. Mais inquiets du coût, de la sécurisation de leurs données et de la gestion au quotidien des outils numériques, les petits patrons hésitent. Un coup de pouce supplémentaire pourrait venir de l’Etat qui par la voix de la secrétaire d’État au Numérique dit réfléchir à une aide financière pour les TPE, un peu à l’image de ce qui se fait en Irlande où elles bénéficient d’une aide de 2 000 à 3 000 euros. En attendant, pas mal de paramètres sont déjà réunis pour que de nouveaux modes de travail, permettant d’être plus productif, se mettent en place.

LE CADRE JURIDIQUE ÉVOLUE

Par ailleurs, le cadre juridique évolue. Le droit français reconnaît depuis longtemps plusieurs modes de dématérialisation, comme la signature électronique, l’échange de données informatisées (EDI) ainsi que l’écrit électronique, mais uniquement cela. L’horodatage, la lettre recommandée électronique et les contrats conclus par voie électronique sont aujourd’hui reconnus par l’Etat qui ne cesse d’encourager la transition numérique. L’expérimentation du Marché public simplifié (MPS), qui propose aujourd’hui à des entreprises de répondre à certains marchés publics en ne fournissant qu’un numéro de Siret pour s’identifier, est une réussite, il sera généralisé au début de l’année prochaine. Et le gouvernement promet que « dans un délai d’un an, 100 % des démarches concernant l’État qui ne requièrent pas de présence au guichet seront réalisables en ligne. » Des gains de temps considérables en perspective pour les entreprises, d’autant que la Commission européenne vient d’adopter un cadre commun aux pays de l’Union pour la signature électronique, le cachet électronique, l’horodatage électronique, les services d’envoi recommandé électronique, l’authentification de sites Internet et les services de confiance dans les transactions électroniques. La transition numérique est donc bien un passage obligé. Plutôt que de la redouter, les entrepreneurs peuvent l’apprivoiser et en tirer parti grâce à un programme mis en place par le gouvernement pour accompagner les entreprises pas à pas et les guider vers une transition numérique efficace.

 

UN PLAN D’ACCOMPAGNEMENT DE PROXIMITÉ

Lancé par le gouvernement en 2012, le programme “Transition numérique” aide les TPE et les PME à s’approprier les nouveaux usages numériques et à intégrer ces technologies pour améliorer leur compétitivité. Pour ce faire, Transition numérique s’appuie sur un maillage territorial de plusieurs centaines de Conseillers au numérique du secteur public et des consultants du secteur privé. Ces Conseillers, qui viennent notamment des Centres de ressources, des Chambres de commerce et d’industrie, des Chambres de métiers et de l’artisanat, des offices de tourisme, des centres de gestion agréés et des Espaces publics numériques, peuvent être sollicités par toutes les entreprises. Leur rôle peut aller de la simple information des entreprises sur les bonnes pratiques digitales à une mission de conseil plus complète et adaptée aux besoins de l’entreprise qui les sollicite. Si certains conseils restent gratuits, le conseil sur mesure est facturé. Mais force est de constater que derrière un coût apparent se cache une véritable valeur ajoutée, car pour les chefs d’entreprises peu familiarisés avec le numérique, il est très difficile de réussir sa transition numérique sans être accompagné.

 

S’EQUIPER EN FONCTION DE SES BESOINS

« Il vaut mieux se faire aider. En effet, les offres sont nombreuses et parfois trompeuses et comme dans bien d’autres domaines, on peut avoir tendance à se suréquiper. Face à cette myriade d’offres, il est important de privilégier des marques fortes, plus pérennes que les nouveaux venus. Et pour la sécurité, mieux vaut opter pour des solutions hébergées en France. Enfin, avant de signer un contrat, il est primordial d’avoir réalisé une sorte d’audit de ce que l’on souhaite informatiser afin de choisir une solution parfaitement paramétrée pour ses besoins », explique le délégué général de l’association Transition numérique+. En effet, si les entreprises traînent les pieds au départ, une fois qu’elles ont franchi le pas du numérique, elles ont tendance à se suréquiper. Un bien mauvais réflexe, car la valeur ajoutée du numérique n’est au rendez-vous que si matériels et logiciels sont en phase avec les besoins. Or il arrive qu’en optant pour un logiciel très complet et complexe, on passe son temps à saisir des données dont on ne se sert jamais… Il en va de même pour le matériel, où les coûts de maintenance de machines hyper-sophistiquées peuvent très vite avoir raison des gains de marges. Sur le matériel, mieux vaut privilégier des outils simples pour traverser les années sans trop de frais de maintenance et sans avoir à en changer au moindre bug. L’entreprise a également intérêt à choisir une technologie neutre qui s’adapte facilement aux différents systèmes. Enfin, il faut aussi tenir compte du cadre juridique au sein duquel évolue son entreprise. Il est en effet inutile de dématérialiser un contrat si la solution retenue n’est pas valide en droit et ne permet pas d’opposer le format électronique. Une analyse fine des besoins de son entreprise et des objectifs de développement que l’on se fixe est donc le préalable indispensable à l’achat de solutions numériques.

 

LES COÛTS SONT DE MIEUX EN MIEUX MAÎTRISES

Au-delà de l’accompagnement tech-nique, les Conseillers au numérique peuvent d’abord permettre de faire tomber des idées reçues, dont une bien ancrée sur les coûts. « Le budget n’est plus un frein. Il y a encore cinq ou six ans, le passage au numérique imposait de s’équiper d’ordinateurs et de logiciels coûteux. Aujourd’hui, on ne paie que ce que l’on consomme puisque 85 % des services informatiques sont payables à l’unité. Seule l’étape de la migration qui vise à faire passer les données du format papier au format numérique peut être un peu coûteuse, mais elle est compensée par le gain de productivité. Par ailleurs, avec la profusion d’acteurs dans le secteur de l’édition de logiciels, il est facile de trouver une solution adaptée à ses besoins », souligne Laurent Pontégnier. Et surtout, il faut toujours rapporter ces investissements aux gains qu’ils génèrent. Le numérique est ainsi porteur de valeur ajoutée mesurable, comme les gains de productivité, mais il est aussi à l’origine d’effets positifs qui sont moins facilement quantifiables, mais tout aussi importants pour une entreprise. « Une organisation présente sur Internet et/ou les réseaux sociaux parvient beaucoup mieux à recruter car elle envoie un message de modernité et de dynamisme. Il en va de même vis-à-vis des clients qui sont sensibles à ces messages », ajoute le délégué général de l’association Transition numérique+. Reste bien sûr à faire vivre le numérique au quotidien en entreprise. Là encore, les choses avancent. De plus en plus de chefs d’entreprises intègrent la maîtrise des outils numériques dans leurs exigences de recrutement et la formation des salariés aux outils numériques affiche une croissance à deux chiffres ces dernières années. Enfin, les pourvoyeurs de services font aussi évoluer leurs offres, et il est désormais commun de trouver des solutions efficaces et rentables de maintenance et de sous-traitance de certaines tâches. Le dernier bémol vient peut-être se loger sur les réseaux sociaux, qui nécessitent une présence soutenue difficile à confier à un tiers. Raison de plus pour redoubler de vigilance avant de se lancer, comme sur les autres champs du numérique où la réflexion et le conseil sont indispensables pour tirer parti de cette nouvelle donne.

 

GAGNER DU TEMPS AVEC LE CLOUD COMPUTING

Depuis son avènement dans le monde professionnel, le cloud computing s’affirme comme un véritable levier à l’optimisation du fonctionnement des entreprises. Transposée à l’activité des pisciniers, cette révolution numérique est un gage de confort et d’efficacité. Entre procédures automatisées et amélioration de la gestion commerciale, le cloud peut concrètement devenir un accélérateur de productivité.

Le principe de fonctionnement du cloud computing repose sur la centralisation des informations pour en améliorer la diffusion. Les données sont ainsi consultables et modifiables à tout moment, à tout endroit et surtout par tous les employés autorisés.

L’accès aux informations est possible depuis un poste informatique ou tout support nomade disposant d’une connexion Internet (tablettes comme smartphones). L’interaction entre les différents services et les employés s’en trouve accrue : les données sont synchronisées en permanence sans qu’il y ait besoin d’un échange de mails, de papiers ou de paroles.

Pour le piscinier, c’est la promesse d’un gain de temps et d’efficacité considérable.

Au cœur du système : le client

Le cloud computing offre la possibilité de regrouper en un seul endroit l’intégralité des informations relatives à un client. De la prospection à la mise en eau du bassin, les étapes successives du projet piscine s’étalent et évoluent à mesure que le devis se transforme en commande. Au final, la fiche client renseigne les caractéristiques du bassin mais également de tous les équipements présents. L’intérêt de cette centralisation des données est que n’importe quel salarié est en mesure d’appréhender rapidement les caractéristiques essentielles du client lorsque celui-ci le sollicite.

Ce dispositif améliore l’efficacité du service apporté au client, que ce soit du suivi après-vente ou bien un accompagnement dans l’entretien du bassin. Les analyses d’eaux peuvent être archivées dans la fiche client. Lors du prochain passage du client, cet historique permet au professionnel de s’enquérir de la bonne résolution des problèmes précédemment survenus. Cet outil offre également la possibilité de rappeler au client, si nécessaire, le type de produits dont son bassin à réellement besoin. Il s’agit là d’un levier valorisant fortement l’expertise du professionnel et son rôle de conseil. La satisfaction du client est renforcée et cela peut se répercuter sur sa fidélité.

 

Une organisation optimisée

Si le cloud computing permet de rassembler les informations relatives au client, son autre avantage réside dans le fait qu’il concentre également la totalité des tâches qui sont effectuées au sein de la société. L’objectif est de faciliter au maximum les échanges pour gagner du temps.

C’est dans le cadre du suivi SAV que le cloud computing semble exprimer la pleine mesure de son potentiel. Lorsqu’un propriétaire signale un problème, par téléphone ou en magasin, son interlocuteur lance une procédure SAV à partir de l’équipement en question depuis sa fiche client. Il est donc possible de savoir immédiatement si le dépannage s’effectue ou non dans le cadre d’une garantie fabricant. Une fois l’intervention terminée, le technicien renseigne, via la reconnaissance vocale, la fiche SAV en dictant son rapport.

Le cas échéant, il peut éditer sur place un bon d’intervention et le faire signer directement au client. Une facture est alors immédiatement générée et ne requiert plus qu’un contrôle avant envoi par courrier ou mail. Dans le cas où l’équipement est couvert par une garantie, le technicien peut directement générer une procédure de retour fabricant.

 

Françoise Sigot