Comment financer et optimiser la gestion d’un parc automobile ?
La gestion d’un parc automobile constitue un poste budgétaire important pour une entreprise, quelle que soit sa taille. À la valeur des véhicules viennent s’ajouter des frais d’entretien qui grèvent lourdement le coût global. Un coût très peu comblé par une éventuelle revente du fait de la décote impactant ce type de biens. C’est la raison pour laquelle il est nécessaire de choisir une solution de financement adaptée à votre société pour réduire la charge générée par vos véhicules. Et surtout, il est important d’optimiser ce qui constitue pour vous un véritable outil de travail.
Choisir un financement adapté
Aujourd’hui, les concessionnaires et les loueurs cherchent de plus en plus à séduire les TPE et les PME. D’où une offre de financement élargie, allant de l’achat pur et simple à l’externalisation complète de la flotte automobile. Tour d’horizon des différentes possibilités, de leurs atouts et des contraintes générées.
L’achat : sur fond propre ou à crédit
En optant pour ce type de financement, l’entreprise se procure une grande liberté dans le choix des prestataires et des véhicules, ce qui permet d’assurer une homogénéité de la flotte (important pour l’image de marque). Avec cette solution, l’entreprise devient propriétaire du véhicule qui vient renforcer son patrimoine. Mais cette immobilisation de trésorerie monopolise en partie la capacité de financement et d’endettement, au détriment d’investissements productifs. L’entretien et l’assurance sont du ressort de l’entreprise, ce qui génère une lourdeur dans la gestion, du fait de la multiplicité des interlocuteurs.
Si l’achat comptant n’implique pas de charges financières (intérêts d’emprunt), il ne permet pas d’échelonner la dépense au contraire du crédit, ce qui peut déstabiliser l’équilibre de l’entreprise. De toute façon, il convient d’intégrer les frais administratifs (carte grise) ainsi que les opérations d’entretien, pour appréhender le coût global d’un véhicule. Bien souvent, cette estimation est minorée lors de l’achat et pèse sur la trésorerie.
Le risque principal de ce type de financement est le vieillissement du parc automobile. Un vieillissement qui entraîne une dépréciation de la valeur du bien et une augmentation des frais d’entretien.
D’un point de vue comptable
La TVA est payée intégralement au départ et se récupère pour les véhicules utilitaires. Cela implique une avance de trésorerie. Le véhicule représente une immobilisation inscrite à l’actif de la société. Dans le cas d’un crédit, le montant du financement constitue une dette inscrite au passif. L’amortissement sur 4 ou 5 ans est présent dans la partie “charges d’exploitation‿. Il est déductible dans la limite du plafond amortissable (18 300 €).
La location avec option d’achat ou longue durée
De plus en plus d’entreprises se laissent tenter par la location pour financer leurs véhicules. L’intérêt majeur de cette solution ? Préserver la trésorerie en lissant les charges générées par le parc automobile : dépenses réparties dans le temps, aucun actif immobilisé et des charges qui ne sont pas intégrées au bilan, ce qui diminue l’assiette d’imposition. S’il existe des solutions très diverses, on peut regrouper l’offre disponible en deux grandes familles : la location avec option d’achat (LOA/crédit-bail/leasing), et la location longue durée (LLD).
D’une durée comprise entre 1 et 4 ans, la LOA peut donner lieu à l’acquisition du véhicule, généralement à la fin du contrat. Le prix de rachat (valeur résiduelle) est défini lors de la négociation du contrat, théoriquement en dessous des valeurs moyennes du marché. Si le loueur est propriétaire du véhicule durant tout le contrat, l’entretien reste généralement à la charge de l’entreprise, tout comme l’assurance. Il y a donc différents interlocuteurs et le coût global ne se résume pas aux seuls loyers.
La LLD est en principe plus longue, entre 2 et 5 ans, et propose une externalisation de la prestation automobile. Cette solution clef en main peut englober l’entretien (mécanique, pneumatique), le remplacement du véhicule en cas d’immobilisation et parfois même l’assurance. La gestion s’en retrouve simplifiée : un seul interlocuteur, une facturation unique et une visibilité financière totale (le loyer intègre l’ensemble des frais inhérents à la flotte de véhicules).
Le point noir de la location, LOA ou LLD, est la rigidité des contrats liant l’entreprise au loueur. Leur négociation requiert donc toute votre attention, notamment pour fixer la valeur résiduelle ou le calcul des frais de remise en état (pensez à l’affichage publicitaire). La durée du contrat et le nombre de kilomètres prévus sont également importants : inappropriés, ils peuvent s’avérer pénalisants. C’est en particulier le cas des grands rouleurs : une LOA sur une période trop longue entraînera un vieillissement du parc automobile et son entretien, à la charge du locataire, sera important. Une sous-estimation du kilométrage peut également générer des pénalités dans le cas d’une LLD : c’est la régularisation kilométrique. Pensez donc à bien estimer vos besoins et votre utilisation !
Fixer les loyers
Les mensualités se calculent avec différents paramètres au terme du contrat : prix du véhicule, durée du contrat de location, kilométrage estimé, services compris (entretien, assistance, etc.), valeur résiduelle, règles de restitution…Tous donnent lieu à une négociation. N’hésitez pas à faire jouer la concurrence entre les concessionnaires, les loueurs et même votre banque, qui propose peut-être des solutions de LOA. Quant aux loueurs, même s’ils cherchent à proposer de nombreux services, n’hésitez pas à leur demander leurs conditions de location simple…
D’un point de vue comptable
La TVA est répartie sur toutes les mensualités et se récupère pour les véhicules utilitaires. Les loyers sont inscrits en charges d’exploitation, déductibles dans la limite d’un plafond amortissable de 18 300€. En tant que charges apparaissant dans le compte de résultat, les loyers permettent de réduire le bénéfice imposable. Quant au reste des mensualités dues, c’est un engagement hors bilan qui n’impacte pas la capacité d’investissement. Les loueurs sont tenus de vous informer sur les règles comptables et fiscales, notamment sur la part de loyer non déductible.
Tirer profit au maximum de vos véhicules
Un agencement au service de l’efficacité
Les véhicules des commerciaux ne nécessitent pas d’importantes modifications, au même titre que ceux dédiés au gros œuvre (type benne ou plateau). En revanche, les véhicules utilisés par les techniciens (chantier ou SAV) autorisent un grand nombre d’aménagements internes. La plupart peuvent être dotés d’un système de rangement pour stocker matériels et pièces nécessaires aux interventions. En optant pour une structure en bois, il est possible de réaliser sur mesure des casiers et des tiroirs optimisés au maximum pour le stockage. Et surtout, chaque pièce est rangée à un emplacement précis ce qui réduit le temps de recherche et de manipulation. Anthony Body, premier piscinier certifié NF et développeur du logiciel Extrabat, est allé encore plus loin dans cette logique. Il a recourt à des kanbans, une technique venue du Japon : ces petites fiches sont intégrées dans un stock de pièces, à un certain seuil, avertissant le technicien de la nécessité de se réapprovisionner.
Le volume et les dimensions du véhicule sont également des éléments à considérer afin de faciliter les manipulations les plus courantes. Les contraintes peuvent différer en fonction du type d’intervention et des matériels concernés. Par exemple, si vous effectuez des opérations de maintenance sur site, un véhicule permettant de se tenir debout à l’intérieur est particulièrement adapté à ce type de réparations. Dans ce cas, la hauteur sera un élément de choix discriminant, plus que le volume en soi.
En prenant en considération le type d’intervention que vous serez amenés à effectuer et le matériel qui sera entreposé dans vos véhicules, il est possible d’en agencer spécifiquement l’intérieur. Ces véhicules optimisés s’avèreront de précieux alliés de votre efficacité en déplacement.
Un outil de communication non négligeable
Chaque véhicule de société constitue un support de communication présentant de nombreux avantages comme la surface disponible et la mobilité. En effet, c’est toute la carrosserie qui peut accueillir des slogans, des visuels, des coordonnées… et même renvoyer vers un site Internet grâce à un flashcode. À condition que les informations soient lisibles (soyez vigilant sur la typographie, les couleurs et la taille), cet affichage peut sensibiliser un très large panel de clients potentiels : tous les automobilistes et passants croisés lors de déplacements !
Votre parc automobile est donc un moyen d’attirer l’attention sur votre entreprise pour la faire (re)connaître. Gare donc à l’image qui est véhiculée : l’état cosmétique des véhicules ou la courtoisie des conducteurs sont des éléments permettant de valoriser cette solution de communication.
Des déplacements optimisés
Souvent, le temps alloué au déplacement se révèle plus important que l’intervention elle-même. Il est donc nécessaire de veiller à ce que les trajets se fassent dans les meilleures conditions (par exemple, des sièges conducteur à l’ergonomiques) et soient programmés de manière à minimiser le temps de parcours. La solution la plus évidente est de regrouper les interventions sur un même secteur pour une plage horaire donnée. Mais lorsque le portefeuille clients est important, il est difficile d’organiser de manière rationnelle les déplacements : les distances et les temps de trajet sont conséquents. Pour répondre à cette problématique, le logiciel Extrabat intègre un volet cartographique permettant de visualiser rapidement les emplacements des clients et proposant des itinéraires optimisés. Cet outil d’aide au déplacement permet des économies de temps et d’argent, facteurs très importants pour une entreprise.
L’onglet “Voir tous les sav” du logiciel Extrabat permet d’organiser la tournée idéale
