Dans notre précédent numéro, l’expert en automatisation Velleyen Sawmy expliquait comment personnaliser un outil GPT pour générer automatiquement des devis à partir de vos propres grilles tarifaires et documents. Dans cette nouvelle interview, il détaille une méthode simple et concrète pour structurer vos offres, déclencher la création automatique de devis dès la demande client, tout en gardant la main sur chaque étape. Une approche pensée pour les réalités du terrain.

1. Partir de ce que vous faites déjà

La première étape consiste à rassembler vos devis réalisés manuellement. Cette base vous permet d’analyser les schémas récurrents, les prestations proposées et les fourchettes de prix. 
L’objectif est de standardiser vos offres en créant des grilles tarifaires et des combinaisons types, indispensables à une automatisation fiable.

2. Comprendre d’où vient la demande client

Avant de générer un devis, il faut identifier comment le client exprime son besoin : par e-mail, rendez-vous physique, appel téléphonique ou visio ? 
Cette étape est cruciale, car c’est à partir de cette expression que l’automatisation doit se déclencher.

3. Adopter une approche itérative

L’automatisation parfaite ne se construit pas en un jour. Il faut tester, comparer, ajuster. En réalisant des essais avec des cas clients réels, vous repérez ce qui fonctionne bien… et ce qui demande encore des améliorations. 
Ce processus itératif permet d’affiner la transformation du besoin en devis.

4. Définir un déclencheur simple

La simplicité est la clé : par exemple, une adresse e-mail dédiée à la création de devis. En y transférant un mail client, un compte-rendu de réunion ou une note manuscrite scannée, le processus démarre automatiquement.

5. Ne jamais perdre le contrôle humain

Même avec l’automatisation, la relecture finale par un professionnel est indispensable pour garantir la qualité et la pertinence de l’offre.

6. S’intégrer à vos outils existants

L’automatisation ne doit pas vous imposer de nouveaux logiciels complexes. Elle doit s’adapter à votre environnement : Word, votre logiciel comptable, CRM, etc. L’objectif est d’intégrer l’automatisation dans vos outils actuels, pas de les remplacer.

Le résultat ? Un gain de temps… et d’argent
En passant d’un temps moyen de 30 à 60 minutes pour créer un devis manuellement à seulement 5 à 10 minutes grâce à l’automatisation, vous augmentez votre réactivité, traitez plus de demandes, et améliorez votre image auprès des clients. 

Textes : Tony Haberer et Velleyen Sawmy