La loi de financement de la Sécurité sociale pour 2019 impose désormais des conditions de numérisation très strictes pour les documents nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations sociales par l’Urssaf. Le papier ne disparaît pas pour autant.
Voilà une nouvelle disposition avec laquelle les entreprises et leur expert-comptable vont devoir se familiariser. La dernière loi de financement de la Sécurité sociale, votée en décembre 2018, introduit en effet une nouvelle règle d’archivage pour les documents susceptibles d’être vérifiés lors d’un contrôle Urssaf. Une bonne nouvelle pour les férus de technologie, puisque depuis le 1er juillet dernier, ces justificatifs peuvent être archivés sous forme numérique. Reste une constante : en version papier ou numérisés, ils doivent rester dans l’entreprise durant 6 ans au moins après leur émission.
Dématérialiser dans les règles
Ceux qui opteront pour la dématérialisation veilleront à se conformer au pied de la lettre aux nouvelles règles qui reprennent celles qui s’imposent à l’archivage des documents fiscaux. Désormais, les conditions et garanties prévues à l’article A. 102 B-2 du Livre des procédures fiscales s’appliquent aux documents exigibles en cas de contrôle Urssaf, comme les notes de frais par exemple. Concrètement, la numérisation doit être réalisée dans des conditions garantissant la reproduction du document à l’identique en respectant les couleurs et sans avoir recours à des dispositifs de traitement sur image. Autrement dit, la copie numérique doit être conforme à l’original en image et en contenu. Les conditions d’archivage sont elles aussi très encadrées. Ainsi, l’archivage doit être réalisé « par l’assujetti ou par un tiers mandaté », donc par l’entreprise ou quelqu’un que le dirigeant aura désigné. Et les contraintes ne s’arrêtent pas là. Sur le fond, la numérisation des documents doit obéir à une organisation respectant des procédures très strictes dont l’objectif ultime est « d’assurer la disponibilité, la lisibilité et l’intégrité des documents ainsi numérisés ». Quant à la forme, la conservation des documents doit désormais être faite sous format PDF ou sous format PDF A/3. D’autres exigences, notamment celles d’horodater les fichiers et d’apposer une signature numérique sur les documents dématérialisés sont également prévues par ce nouveau texte de loi.
Attention aux sanctions
Des exigences difficiles à mettre en œuvre ? À la fois vrai et faux. Certes ces nouvelles dispositions impliquent des procédures strictes, mais les entreprises et plus encore les experts-comptables et a fortiori les prestataires de services en archivage de documents ont déjà eu à mettre en place de telles démarches pour les documents fiscaux. Il ne s’agit donc pas d’un saut dans l’inconnu. D’autant que si les conditions de numérisation ne sont pas conformes à ces nouvelles exigences, il faudra pouvoir présenter les originaux en version papier au contrôleur Urssaf. Dans le cas contraire, les sanctions seront sévères. En effet, face à une société qui serait prise en défaut sur sa procédure de numérisation et ne serait pas en mesure de produire les documents en format papier, le contrôleur Urssaf sera intransigeant. Il estimera être face à « l’absence de documents ou de pièces justificatives nécessaires à l’établissement de l’assiette ou au contrôle des cotisations et contributions sociales ». Il sera alors en droit de fixer forfaitairement le montant des rémunérations servant de base au calcul des cotisations dues… C’est pourquoi, même si l’on opte pour la numérisation, il est essentiel de conserver l’ensemble des documents papier permettant de calculer l’assiette des cotisations sociales.
Françoise Sigot