Redouté de tous, le contrôle fiscal est pourtant un élément presque incontournable de la vie d’une entreprise. En effet, les statistiques montrent qu’en moyenne, une entreprise est contrôlée tous les neuf ans. Certes, passer sous les fourches caudines de l’administration reste une épreuve, mais pas toujours un constat d’échec.
Long, piégeux, difficile à suivre, joué d’avance… les qualificatifs utilisés pour décrire le contrôle fiscal ne sont pas des plus élogieux. Les statistiques fournies par l’administration fiscale sur les résultats des contrôles tendraient d’ailleurs à les confirmer, puisque les redressements semblent plus nombreux (+ 18 % en 2015). Au-delà des chiffres et des a priori, il convient surtout de s’armer de patience et d’organisation pour aborder au mieux le contrôle fiscal, puisque très rares sont les entreprises qui y échappent. En effet, on ne le dira jamais assez, alors rappelons ici qu’un contrôle fiscal ne se joue pas le jour où l’on reçoit la notification qui le déclenche. Un contrôle fiscal réussi, autrement dit qui se solde sans redressement ou avec une sanction minimale, est avant tout le fruit d’une comptabilité bien tenue. En interne, le comptable – s’il existe – a un rôle décisif, mais il faut aussi veiller au travail de l’expert-comptable. Autrement dit, ne pas hésiter à l’interroger chaque fois que l’on reçoit une notification de l’administration pour bien s’assurer qu’il prend en compte de nouvelles dispositions fiscales et/ou comptables. Une comptabilité bien tenue nécessite aussi (et surtout) un peu d’investissement personnel de la part du dirigeant qui doit notamment s’assurer de conserver tous les justificatifs de ses frais et de ceux de ses collaborateurs, cibles favorites de l’administration.
Voici quelques conseils pour passer sans trop de difficultés cette étape qui reste néanmoins une épreuve redoutée et redoutable…
1- se préparer bien en amont
Le contrôle fiscal, comme l’immense majorité des éléments de gestion, est d’abord une histoire d’anticipation, donc de préparation qui passe avant tout par une tenue en règle de la comptabilité. Si celle-ci vient à être contrôlée par l’administration, plusieurs étapes vont se succéder. La première vient avec la réception d’un avis de vérification de comptabilité. Celui-ci est la plupart du temps adressé à l’entreprise par lettre recommandée avec AR, mais ce formalisme n’est pas obligatoire, l’avis peut donc être simplement notifié par un courrier classique. Peu importe la forme, sur le fond, il faut alors se mettre dans les starting-blocks ! « L’avis de vérification ne marque pas le véritable point de départ du contrôle. Celui-ci ne débute en effet que lorsque vous remettez à l’agent du fisc le fichier des écritures comptables », prévient toutefois Me Steve Jakubowski, avocat au sein du cabinet Avocats Picovschi. Il doit en effet s’écouler un “délai raisonnable” entre la date de réception de l’avis de vérification et le début des opérations de contrôle. De fait, deux jours francs constituent le minimum, mais bien souvent ce délai se compte en semaines. Le temps de se préparer et de constituer le fichier des écritures comptables. Lequel est en général fait par l’expert-comptable qui saura répondre au formalisme exigé par l’administration. Ce laps de temps entre l’avis de vérification et l’arrivée de la personne en charge du contrôle doit aussi servir à vérifier la comptabilité de la société en compagnie du comptable et surtout de l’expert-comptable afin d’identifier les éventuels points de litige – pas forcément des fautes, mais plus souvent des interprétations des règles qui peuvent différer entre vous et l’administration. En étant prêt, il sera toujours plus facile de défendre ses positions ! Enfin, Il faut également s’assurer que les documents justificatifs peuvent être très rapidement mis à disposition du fisc, s’il les exige.
Le contrôle fiscal en bref
La durée d’un contrôle fiscal : variable suivant la taille de l’entreprise, mais rarement en dessous de 3 à 4 mois.
L’objet du contrôle fiscal : le fisc peut contrôler au plus les trois derniers exercices comptables d’une entreprise.
Sachez que les contrôles qui se déroulent durant le dernier semestre sont souvent conduits de façon plus rapide (mais ils ne se soldent pas par moins de redressements) car le fisc sait qu’il n’a que quelques mois pour vérifier la comptabilité de l’année n – 3.
Les éléments les plus contrôlés : ils sont très différents, mais les acteurs du secteur de la piscine peuvent craindre le recours à la sous-traitance. « Il est primordial de bien penser à récupérer les attestations de vigilance de chacun de ses sous-traitants », insiste Me Jakubowski. Le fisc surveille aussi de près les frais de déplacements, les invitations, les cadeaux et les indemnités kilométriques. Tous ces éléments doivent être justifiés et attestés par des notes de frais incluant les justificatifs des dépenses et les motifs.
Les recours possibles : toute taxation d’office peut être contestée sous 30 jours, via une contestation argumentée, et étayée si besoin par des justificatifs.
Une procédure de redressement contradictoire peut aussi être engagée d’abord en adressant, sous 30 jours après sa réception, un courrier demandant à exercer le délai de 30 jours pour répondre aux observations de l’administration. Ensuite, en apportant sous 30 jours des éléments pour justifier ce qui est reproché. Le contribuable peut enfin exercer des recours hiérarchiques (Inspecteur principal ou divisionnaire et Interlocuteur départemental) et saisir la commission départementale des impôts directs et taxes sur le chiffre d’affaires.
2- échanger courtoisement
Le véritable point de départ de la procédure de contrôle débute avec le premier rendez-vous fixé par le vérificateur. « Il est indispensable d’être présent pour le premier rendez-vous avec le représentant de l’administration fiscale. Cette première rencontre assez informelle, d’à peine une heure, permet de remettre le fichier des écritures comptables à l’administration fiscale, mais aussi et surtout de décrire les conditions d’exercice de son activité », détaille l’avocat. Le vérificateur précisera alors ce qu’il entend regarder, en général sur les trois derniers exercices comptables, période sur laquelle peut s’exercer un contrôle fiscal. En revanche, ce premier contact n’a pas pour objectif d’entrer dans les détails du contrôle, il faut attendre pour cela que l’agent du fisc ait pris connaissance des documents comptables qui lui ont été remis. Lors de cette première rencontre, il est également temps de présenter au contrôleur la personne qui sera son interlocuteur durant le temps du contrôle si le chef d’entreprise ne s’acquitte pas de cette tâche. En effet, en général, d’autres réunions jalonnent la période du contrôle. Elles permettent de remettre au vérificateur les documents comptables qu’il exige (par exemple les factures, les notes de frais, etc.), mais contrairement au premier, le dirigeant n’est pas tenu d’assister à ces rencontres s’il a choisi de déléguer le suivi de la procédure à son comptable ou à son expert-comptable. Cette procédure est certes un temps de contrôle, mais aussi un échange. De ce fait, il est inutile de se livrer à un exercice d’intimidation avec le vérificateur, qui a accès à tous les documents comptables et fiscaux de l’entreprise mais aussi aux livres et registres et autres contrats. Il est donc préférable au contraire de lui simplifier la tâche en lui fournissant en temps et en heure les documents qu’il demande. Et l’on peut tout à fait, à ce stade, apporter quelques commentaires en lien avec les documents demandés, afin de justifier certains choix.
3- conclure au mieux
La procédure de contrôle s’achève toujours par une réunion de synthèse. Une occasion ultime de défendre les arbitrages et/ou pratiques que vous avez pu faire. « Si la présence du chef d’entreprise n’est pas obligatoire tout au long des mois durant lesquels se déroule le contrôle fiscal, elle est impérative lors du dernier, dit réunion de synthèse, car c’est là que le vérificateur fait part des éventuels redressements qu’il entend demander. La réunion de synthèse est justement là pour apporter des éclaircissements aux redressements envisagés par le vérificateur. Il ne faut donc pas hésiter à prendre la parole pour justifier vos choix, mais pour cela il vaut mieux se faire assister de son expert-comptable qui apportera des arguments
souvent plus techniques et complémentaires aux vôtres », précise Me Jakubowski. Quelques jours après ce clap de fin, la bonne surprise peut venir d’une absence de redressement. Mais le réalisme optera plus certainement pour la réception d’une “proposition de rectification”, autrement dit le motif et le montant du redressement fiscal. À ce stade, il est encore possible de contester cette décision, mais l’on entre alors dans une procédure longue et encore plus complexe que celle du contrôle à proprement parler. « La proposition de rectification peut parfois comporter différentes notifications, notamment une taxation d’office et une procédure de rectification contradictoire. On ne répond pas à ces injonctions de la même façon, mais il est souvent compliqué de différencier les recours que l’on peut exercer. Ils sont au nombre de trois et ils doivent se faire dans des délais précis », résume Me Jakubowski.
Ainsi, une procédure de redressement contradictoire peut être contestée en adressant, sous 30 jours après sa réception, un premier courrier demandant à exercer le délai de 30 jours pour répondre. Il faudra ensuite apporter sous 30 jours des éléments de nature à justifier ce qui est reproché (par exemple une attestation d’une personne confirmant que son invitation à déjeuner était bien professionnelle).
Au terme de ces échanges, l’administration envoie une réponse aux observations du contribuable. Cette dernière peut éteindre la proposition de rectification, dans ce cas le contrôle s’achève à ce stade. Si la proposition de rectification est confirmée, elle peut encore être contestée par la voie de trois niveaux successifs de recours auprès de différentes institutions chargées de trancher les litiges avec l’administration fiscale. On s’engage alors dans des démarches longues et très complexes qui nécessitent de confier la gestion de ces contestations à un professionnel qui saura répondre dans les délais et avec les bons arguments, car cette étape est sans aucun doute la plus délicate à négocier…
La vérification de comptabilité
Moins intrusif pour l’entreprise et moins chronophage que la vérification de comptabilité, le contrôle de la comptabilité est une nouvelle forme de contrôle fiscal. Elle s’exerce depuis les locaux de l’administration et non dans l’entreprise. Désormais, la société qui fait l’objet de ce type de contrôle doit envoyer à l’administration fiscale les fichiers des écritures comptables dans un délai de 15 jours à compter de la réception d’un avis si elle tient une comptabilité informatisée. L’administration fiscale dispose alors d’un délai de six mois pour effectuer le contrôle au cours duquel elle échange avec le contribuable par écrit ou par oral. À la fin des opérations de contrôle, comme dans le cadre de la vérification de comptabilité, l’administration adresse au contribuable une proposition de rectification en cas d’irrégularités ou un avis d’absence de rehaussement, si tout est en règle.
Texte : Françoise Sigot