Une porte ouverte est l’occasion d’accueillir des invités dans un cadre convivial. Il n’en reste pas moins que c’est avant tout une opération commerciale qui nécessite un investissement et qui se doit d’être réussie. Pour cela, elle demande une organisation minutieuse. Voici quelques points de repère.
Texte : Michel Dupenloup

Définir les objectifs de la journée

Toutes les entreprises de piscine ne se ressemblent pas. Elles se différencient par leur notoriété, leur ancienneté sur le marché, leur taille, leur vocation (construction, rénovation, importance de la vente magasin, etc.)

Bien évidemment, en fonction de ces critères, les objectifs de la journée seront différents. La question principale qui va guider toute l’organisation est la suivante : pourquoi organiser une porte ouverte ? En découleront les objectifs.

Ils peuvent être les suivants :

• créer et/ou maintenir un contact privilégié avec clients et prospects ;
• fidéliser la clientèle ;
• développer la notoriété de l’entreprise ;
• faire connaître l’ensemble des offres de l’entreprise ;
• faire connaître une nouvelle offre ciblée : rénovation, accroissement de la taille du magasin, création d’un espace mobilier de jardin, d’un espace bien-être ;
• faire du chiffre d’affaires afin de générer un retour sur investissement.

Un impératif : ne pas décevoir ! La journée serait alors clairement contre-productive.

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Avant l’événement : soigner l’organisation

De l’organisation dépend en grande partie la réussite de la porte ouverte. Quelques points clés :

• définir une thématique porteuse : journée de printemps, d’automne, etc. ;
• inscrire la journée dans un cadre budgétaire ;
• utiliser le fichier clients afin de lancer les invitations : courriers + e-mails, généralement 3 semaines avant ;
• relances téléphoniques à J – 8 (en particulier sur les 20/80) afin de rallier les indécis et les étourdis ;
• essayer d’évaluer le plus précisément possible la fréquentation attendue afin d’adapter toute la “logistique‿ de la journée. Les confirmations de participation enregistrées permettent d’affiner cette évaluation ;
• en fonction de l’objectif défini et du budget consacré, ouvrir l’événement sur une communication plus large : presse régionale, radio locale, affichage, flyers ;
• annoncer les promos, les bonnes affaires spécifiques, les animations proposées pour susciter l’intérêt ;
• inviter une personnalité locale ;
• obtenir l’adhésion et la collaboration de l’ensemble du personnel afin de le sensibiliser sur les enjeux de la manifestation : briefing sur les objectifs de la journée et sur les rôles de chacun ;
• impliquer les fournisseurs : solliciter leur présence, et leur demander des animations et opérations promotionnelles, de la PLV ainsi que des goodies ;
• intégrer une solution en cas de très mauvais temps.

Le jour même

Sourires, disponibilité et convivialité tout en ne perdant pas de vue l’objectif business qui est la raison même de cette journée. À soigner :

• l’accueil : balisage, organisation du parking, propreté des lieux ;
• la personnalisation : à son arrivée, chaque visiteur doit se sentir reconnu et attendu. À cet instant T, il est la personne la plus importante de l’entreprise ;
• le buffet : dans notre pays, c’est un point important, fédérateur et facilitateur de contacts. Il faut donc y apporter un soin particulier, en fonction du budget que vous avez choisi de lui consacrer ;
• les animations. Elles peuvent revêtir plusieurs formes : ateliers de formation (traitement de l’eau par exemple), démonstrations de matériel (robots, traitements automatiques, matériels domotiques, applications smartphone), organisation de jeux, de tirages au sort, ventes flash, etc. ;
• la mise en valeur dans le point de vente des opérations promos spécifiques qui avaient été annoncées lors des invitations ;
• la disponibilité de chacun des salariés envers les invités ;
• le départ des invités : remercier et remettre un petit cadeau.

Après

Une journée portes ouvertes est un investissement important en hommes et en moyens. Les journées qui suivent s’inscrivent encore dans sa dynamique. C’est pourquoi il convient, sans attendre :

• d’évaluer la ou les journées et de déterminer si elles étaient en phase avec les objectifs définis ;
• de faire le débriefing avec le personnel : le remercier pour sa participation et son implication. Définir objectivement avec lui ce qui a fonctionné et ce qui a été perfectible. À consigner pour l’organisation de la prochaine et mettre ainsi en œuvre les moyens d’amélioration ;
• d’organiser à chaud le suivi des contacts : relances des clients, annoncer le prolongement durant quelques jours des opérations promotionnelles. Il y a encore des ventes à conclure, même une fois que les portes se sont refermées !