Interview de Jean-Christophe Fillot, Polytropic
Quelle a été votre réaction lors de l’annonce du confinement ?
Comme tous, nous avons été sidérés même si c’était un événement attendu depuis plusieurs jours. Cependant la société n’a pas fermé, le service logistique a été réduit mais mobilisé pour pouvoir assurer les commandes en cours. Le reste de nos collaborateurs est passé en télétravail, un mode de fonctionnement déjà mis en place pour certains postes chez nous. Nous avons en revanche été surpris par la fermeture rapide de beaucoup de nos confrères. Nous avons préféré rester proactifs en expédiant au maximum les commandes en cours quand cela était possible et en constituant nos stocks pour préparer le redémarrage.
Comment avez-vous organisé cette reprise d’activité ?
En premier lieu, nous avons créé en interne un groupe sur une messagerie instantanée pour rester en contact tous ensemble, partager nos quotidiens et ne laisser personne de côté dans cette période incertaine. Nous avons été épatés par l’adaptabilité et l’implication de nos collaborateurs, nos partenaires et nos prestataires. Travailler à distance demande une grande capacité à partager les dossiers, communiquer, échanger sur les particularités des clients. Cela nous a permis d’apprendre les uns des autres et c’est quelque chose qu’on retiendra, je crois, et qui devrait nous être bénéfique à moyen terme. Le fait que nous ayons entamé depuis 2 ans déjà la transformation digitale de nos ERP et de la gestion des appels nous a beaucoup aidés et a évité les problèmes techniques de mise en place.
Ensuite, grâce la réactivité de nos contacts et de nos usines partenaires à l’étranger, nous nous sommes très vite procurés des équipements de protection pour assurer la continuité du travail, notamment des expéditions et de la logistique. Et comme il s’agit d’efforts communs, nous nous sommes mobilisés en distribuant aussi des masques aux hôpitaux de notre région et à des entreprises autour de nous… Nous continuons à le faire aujourd’hui.
Une fois adaptée l’organisation interne, nous sommes restés le plus possible en contact par téléphone avec nos clients et partenaires et par le biais des réseaux sociaux. Il était impératif de répondre à toutes les sollicitations de nos clients : délais de paiement, organisation de leurs livraisons, demande de disponibilité… Nous avons mis à leur disposition une boîte à outils en ligne avec tous les supports et documents dont ils pouvaient avoir besoin, proposé des formations personnalisées, des tutos vidéo ainsi qu’un accès à notre logiciel de sélection de pompes à chaleur pour essayer de mettre à profit ce « temps mort » contraint.
Quand nous avons, par la suite, commencé à augmenter la charge de travail, les équipes ont vraiment bien suivi. Nous les remercions vraiment pour ça. Nous sommes repassés à 90 % fin avril et à 100 % début mai. Nous avons toujours été une petite équipe soudée ayant à cœur de bien faire et c’est ce qui fait, je crois, notre force.
Quelles difficultés avez-vous rencontrées ?
Le plus difficile a été de nous organiser sur la base des messages officiels et sanitaires que nous avons reçus. Il y a eu un moment de flottement et nous avons dû improviser, avancer au jour le jour. Une majorité des collaborateurs a été mise en chômage partiel, ce qui a occasionné pas mal d’administratif sans vraiment d’indications là encore. Nous nous sommes aussi procuré des masques assez vite, mais encore a-t-il fallu expliquer aux collaborateurs comment les porter et les manipuler, rédiger des protocoles et les former aux règles à appliquer pour la sécurité de tous et pour rendre possible la continuité de nos activités.… Nous avons donc dû nous débrouiller et pas mal tâtonner, demander à des soignants dans notre entourage. Nous avons imposé des contraintes lourdes dans un quotidien déjà chamboulé, comme nettoyer les portes et les chariots élévateurs, respecter un sens de circulation et les distances dans les bureaux, supprimer les échanges en visuel, désinfecter régulièrement… et le plus difficile : débrancher les machines à café ! Mais tout le monde a compris, a joué le jeu pour lui-même comme pour les autres. Une flexibilité qui a facilité la remontée en charge.
Quels retours avez-vous eu de vos clients ?
Les clients ont bien réagi. Nous avions anticipé sur nos fabrications dès les prémices de la crise, en lançant en usine nos productions d’avril et mai sur février et mars. Nos seuls problèmes ont été liés à des annulations de fret maritime et à l’accumulation de retards des bateaux dans chaque port. Nous avions du stock, nous avons pu expédier… mais il nous était parfois compliqué d’assurer la livraison dans les délais habituels : réceptions fermées, effectifs réduits, transporteurs surchargés. Les clients ont bien compris la situation car ils rencontraient parfois le même type de problème avec leurs clients.
Cette anticipation nous a donné de la souplesse et nous a permis d’avoir suffisamment de marchandises pour livrer tout le monde. Fin avril, nous avions déjà un niveau de commandes supérieur à l’an passé et c’est encore plus vrai fin mai. La situation est semblable à l’export sur l’Allemagne, l’Autriche et les pays du nord de l’Europe. L’Espagne est pour nous le marché qui a le plus souffert.
Notre secteur, par rapport à d’autres plus touchés, n’est pas à plaindre. La structure du marché de la piscine lui-même, avec ses petites entreprises plus réactives que les grosses sociétés, a aussi aidé.
Quelle est votre stratégie pour les prochains mois ?
Nous sommes sortis du mode « adaptation » et repassés à un fonctionnement normal, type « pleine saison » avec beaucoup de commandes à traiter, de contacts techniques, de demandes d’expertise de nos techniciens.
Nous avons toujours des collaborateurs en télétravail (marketing, hotline, commercial, etc.) et pour l’instant cela fonctionne bien. Nous avons adapté nos amplitudes horaires pour que nos collaborateurs puissent travailler correctement et confortablement, en gérant les problématiques individuelles de garde d’enfants ou autres. L’essentiel est que le client soit satisfait parce que le travail est fait. Je suis très fier de notre capacité d’adaptation. C’est août qui va peut-être être plus compliqué car nous allons devoir gérer les vacances de nos équipes, même si elles sont bien méritées.
Quelle vision avez-vous pour la fin de l’année et l’année prochaine ?
D’expérience, chaque fois qu’il y a eu des crises, les gens ont investi pour embellir leur « chez eux », se sont équipés… et le marché de la piscine en a profité. Et il y a surtout l’incertitude des vacances d’été et des déplacements à l’étranger. À court terme, on devrait donc avoir des taux d’équipement en accessoires plus importants cette année. Cela étant, la grande question est le pouvoir d’achat des Français et des Européens sur la fin d’année. Et quid de l’année prochaine ?
